Aanmaken herinnering

 
Een herinnering is een brief aan een eigenaar, waarin het bestuur de eigenaar informeert over de betalingsachterstand en verzoekt het achterstallige bedrag te betalen.
Bij het aanmaken van een herinnering kunt u zelf selecteren voor welke eigenaren en welke openstaande posten u een herinnering verstuurt.
U hoeft dus niet alle herinneringen voor alle eigenaren in een keer te versturen.
Wij adviseren om steeds per eigenaar te werken, zodat u goed overzicht heeft voor welke eigenaar u welke brief maakt.
 
Ook kunt u posten uitsluiten voor debiteurenbeheer, waardoor ze in dit proces niet geselecteerd worden.
Dit wordt bijvoorbeeld gedaan voor openstaande posten waarvoor een betalingsregeling is afgesproken of die zijn aangemeld bij een incassobureau.
Zowel de financieel bestuurder als de financieel beheerder kan posten uitsluiten voor debiteurenbeheer.
 
 
Actie
Om een herinnering te versturen:
  •  
Ga naar bestuurder-debiteurenbeheer:
  •  
Bepaal de peildatum voor de achterstanden door in het veld selectie peildatum een datum te selecteren.
U krijgt een lijst met achterstallige posten: dit zijn alle openstaande posten voor alle eigenaren met een boekdatum die voor de peildatum ligt.
Als u de achterstallige posten van één specifieke eigenaar wilt zien, vul dan eerst het zoekveld eigenaar in voordat u een peildatum selecteert.
  •  
Als er openstaande posten zijn die u wilt uitsluiten voor debiteurenbeheer, zet bij deze posten dan een vinkje in de kolom uitsluiten en klik op opslaan.
Door het vinkje in deze kolom uit te zetten, zorgt u ervoor dat de post wel wordt meegenomen in de brief.
  •  
Zorg ervoor dat er een vinkje staat in de kolom herinnering bij alle openstaande posten waarvoor u een herinnering wilt sturen.
  •  
Als u een proef wilt zien van het document herinnering voor de geselecteerde posten, klik dan op het vergrootglas rechts van het veld herinnering:
  •  
Om de brief te maken, klik op de knop herinnering.
Voor de openstaande posten met een vinkje in het veld herinnering wordt een betalingsherinnering gemaakt op basis van de bijbehorende template:
  • de datum van de herinnering wordt in het scherm debiteurenbeheer achter de openstaande post geplaatst in het veld herinnering gestuurd.
  • de datum van de herinnering wordt bij de openstaande post getoond in het menu voor de eigenaar bij de optie openstaande posten.
  • de betalingsherinnering wordt in het persoonlijke dossier van de eigenaar geplaatst.
  • de betalingsherinnering wordt per mail naar de eigenaar gestuurd als dit voor de eigenaar is ingesteld.
  • als de eigenaar de herinnering niet per mail krijgt, wordt deze per mail naar de financieel bestuurder gestuurd zodat deze hem via de post kan verzenden.