Autorisatie betaling inkoopfactuur

Als betalingen door de VvE pas mogen worden uitgevoerd nadat één of meer personen hun goedkeuring hebben verleend, dan kunt u gebruik maken van de functionaliteit autorisatie betaling inkoopfactuur.

Hierbij moet u eerst eenmalig de autorisatieregels van de VvE invoeren. Deze autorisatieregels bepalen welke facturen autorisatie nodig hebben, welke personen (beheerders/bestuurders) autorisatiebevoegdheid hebben en wat die bevoegdheid is.

Het aanvragen van autorisatie wordt gestart door de functie waarbij een zakelijke betaalbatch wordt aangemaakt (zie Betaalbestanden voor crediteuren).

Dit betekent niet dat er altijd gewerkt moet worden met zakelijke betaalbatches.

Nadat een openstaande factuur is goedgekeurd kan de beheerder er zelf voor kiezen of hij de openstaande post(en) in een betaalbatch wil plaatsen.

Instellingen autorisatie

U kunt zelf zo veel autorisatieregels toevoegen als u wilt. Belangrijk om te weten is:

	Per autorisatieregel voert u een bedrag in. Als het bedrag van een openstaande factuur groter of gelijk is dan het autorisatiebedrag, wordt de autorisatieregel uitgevoerd.
	Per autorisatieregel voert u twee personen in, die een betaling kunnen goedkeuren. Het is voldoende dat één van de twee personen goedkeuring verleent. Er worden twee personen gevraagd zodat er bij afwezigheid van een persoon met autorisatiebevoegdheid toch betaald kan worden. Als een betaling door twee personen geautoriseerd moet worden, voert u dus twee autorisatieregels in.
	De autorisatieregels worden in volgorde gecontroleerd. Pas als binnen een regel goedkeuring is verleend, krijgen de personen uit de volgende regel via een e-mail het verzoek om goedkeuring te verlenen. U bepaalt zelf de volgorde van de autorisatieregels. Als er altijd een finale autorisatie moet worden verleend door bijvoorbeeld de penningmeester, dan voert u hiervoor een aparte autorisatieregel in die u als laatste laat uitvoeren.

Actie

Om autorisatie in te stellen:

	Ga in naar inrichten vereniging-onderhoud VvE:
	Ga naar de tab autorisatie. Voer voor iedere autorisatieregel de volgende gegevens in:

	bedrag Het ingevoerde bedrag bepaalt of de autorisatieregel wordt uitgevoerd. Als het bedrag van een openstaande factuur groter of gelijk is dan het autorisatiebedrag, wordt de autorisatieregel uitgevoerd. Als betalingen altijd geautoriseerd moeten worden, vul dan als bedrag 1 cent in.
	regel Deze omschrijving van de autorisatieregel wordt ook getoond aan de personen die kunnen autoriseren.
	beoordelen door Voer hier twee personen in die voor deze regel kunnen autoriseren. In de keuzelijst ziet u alleen de personen voor wie een e-mailadres is ingevoerd en die binnen de VvE rechten hebben als bestuurder of beheerder. Als u wilt dat twee bestuurders samen tekenen, maak dan twee gelijke autorisatieregels, waarbij u in de eerste regel bestuurder A in beide velden zet en in de tweede regel bestuurder B in beide velden invult. Hierdoor moet eerst bestuurder A autoriseren en daarna bestuurder B.
	volgorde Bepaal hier de volgorde waarop de autorisatieregels moeten worden uitgevoerd.

Autorisatieproces starten

De beheerder start het autorisatieproces vanuit de openstaande postenlijst crediteuren, door de openstaande post aan te vinken en te kiezen voor betaalbatch.

Als u daadwerkelijk ook een betaalbestand wil aanleveren bij de bank, let er dan op dat voor de betreffende crediteuren een geldig rekeningnummer is ingevoerd.

Als een openstaande post ter autorisatie is aangeboden, kan hij een van de volgende statussen hebben:

	Het autorisatieproces is gestart. Als er meerdere autorisatieregels zijn, blijft deze status gehandhaafd, totdat een van de autorisatoren de betaling afkeurt of in alle autorisatieregels goedkeuring is verleend. Als u een openstaande post met deze status opnieuw aanvinkt en vervolgens kiest voor betaalbatch, dan wordt het autorisatieproces opnieuw gestart.
	In één van de autorisatieregels is betaling van de openstaande post afgekeurd. U kunt de openstaande post desgewenst opnieuw aanbieden, door de post opnieuw aan te vinken en te kiezen voor betaalbatch.
	De openstaande post heeft het autorisatieproces succesvol doorlopen en vanuit alle regels is een goedkeuring gekomen. Het systeem plaatst een post-it in het menu beheerder, zodat de beheerder kan zien dat er goedgekeurde facturen zijn. Als u de goedgekeurde openstaande post(en) in een zakelijke betaalbatch wilt opnemen, kunt u deze aanvinken en kiezen voor betaalbatch. Zie ook Betaalbestanden voor crediteuren. Als u niet met betaalbestanden werkt, eindigt het proces hier. Na goedkeuring wordt de historie van het goedkeuringsproces getoond in de crediteurenkaart van de betreffende leverancier.
	De goedgekeurde openstaande post is door de beheerder in een betaalbestand geplaatst.

Zolang een openstaande post nog niet in een betaalbestand is geplaatst, kunt u de details en historie van het autorisatieproces terugzien door op de icoon van de autorisatiestatus te klikken:

Facturen goedkeuren

Het verlenen van autorisatie is voorbehouden aan bestuurders en beheerders.

Hoe een openstaande post geautoriseerd moet worden, wordt beschreven in de handleiding voor bestuurders in de paragraaf Goedkeuren inkoopfacturen.