Bestand importeren
Het is mogelijk om een excel-bestand te importeren op basis waarvan het systeem losse facturen maakt.
Deze functionaliteit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor de afrekening van de stookkosten.
Actie
Voer de volgende handelingen uit om een importbestand te maken en te verwerken:
|
|
Ga naar beheerder-boeken debiteuren:
 |
|
|
Klik op de knop import.
 Als u in inrichten vereniging-instellingen vvetotaal-onderhoud beheerder de parameter boeken over vereniging heen heeft aangevinkt, dan kunt u in het scherm importeren kiezen voor welke VvE u een import wilt doen. Gebruik hiervoor de keuzelijst VvE's.
|
|
|
Open het bestand facturen_import_sheet_excel dat in het scherm wordt getoond.
Dit bestand is de basis voor het importbestand dat u kunt inlezen. In het bestand is voor iedere eigenaar een factuurregel opgenomen, waarin u de details van de betaling kunt invoeren:
 |
|
|
Vul in Microsoft excel het importbestand aan.
Let hierbij op de volgende punten: |
|
|
Wijzig niets in de bovenste regel. Deze kopregel heeft het systeem nodig om het bestand succesvol te importeren.
|
|
|
Verwijder geen kolom en voeg ook geen extra kolom toe.
|
|
|
Als u voor een eigenaar geen factuur wilt maken, verwijder dan de hele rij voor deze eigenaar.
Als u voor een eigenaar wilt boeken op verschillende grootboeknummers of met verschillende omschrijvingen, voeg dan m.b.v. kopieren voor deze eigenaar een rij toe.
Voor iedere rij wordt een aparte factuur gemaakt.
|
|
|
Voeg geen andere rijen toe die geen betrekking hebben op een factuur voor een eigenaar. Voeg bijvoorbeeld onderaan het bestand geen totalen toe.
|
|
|
Wijzig niets aan de inhoud van de eerste 4 cellen (vve, nr, bedrijf en naam). Deze gegevens zijn geëxporteerd uit VvEtotaal, dus als u wijzigingen wilt aanbrengen moet dat in de bron gebeuren.
|
|
|
Het veld omschrijving wordt getoond op de debiteurenkaart, in de openstaande postenlijst en in de factuur.
Het veld boekingsregel wordt getoond op de grootboekkaart waarop geboekt is.
|
|
|
Vul het veld te betalen of te ontvangen in.
Als u in te betalen een bedrag zet, dan moet de eigenaar dit bedrag aan de VvE betalen; als er een bedrag in te ontvangen staat, dan krijgt de eigenaar dit terug.
Als u zowel in te betalen als in te ontvangen een bedrag zet, dan wordt in de uiteindelijke factuur het verschil tussen beide in de factuurregel gezet.
Als u in een van de twee velden een bedrag zet, zorg er dan voor dat in het andere veld een 0 (nul) staat; haal dit niet leeg.
|
|
|
Sla het bestand op.
Wijzig de naam van het bestand niet! De import werkt alleen voor excel-bestanden met de naam facturen_import_sheet_excel.
|
|
|
Ga in VvEtotaal terug naar het scherm importeren en klik op kies importbestand.
Selecteer het bestand en klik op openen.
|
|
|
Het systeem schakelt over naar het scherm factuur maken.
Hier kunt u de facturen bewerken en boeken zoals beschreven in Losse factuur invoeren en boeken.
Facturen waarvoor de regel in het importbestand correct is gevuld, kunt u desgewenst direct verwerken.
Facturen waarvoor de regel in het importbestand niet correct is gevuld, dient u eerst nog aan te passen voor u die kunt verwerken.
|