Boekjaar en overige parameters

Voor iedere VvE kunt u specifieke instellingen (parameters) invoeren waarmee u bepaalt hoe VvEtotaal werkt.

Zo kunt u bijvoorbeeld de administratie starten in een specifiek boekjaar of aangeven dat de VvE BTW-plichtig is, zodat er bij het boeken BTW wordt berekend.

In dit hoofdstuk worden de parameters besproken die belangrijk zijn bij het invoeren van een nieuwe VvE.

De overige beschikbare parameters worden besproken bij de functionaliteit waar ze bij horen. Zo vindt u de parameters t.b.v. de aanmaningen in het hoofdstuk over het draaien van aanmaningen (Betalingsachterstanden).

Het aanpassen van de parameters van de basisgegevens voor een nieuwe VvE is voorbehouden aan de super-user en wordt gedaan in de tab parameters in de functie:

Boekjaar, valuta en indexering

Boekjaar

U kunt zelf bepalen vanaf welk boekjaar u begint met de administratie van de VvE. U kunt hierbij tot één jaar voor het huidige kalenderjaar terug gaan. In kalenderjaar 2018 kunt u dus beginnen met de invoer van het boekjaar 1-1-2017 t/m 31-12-2017.

U kunt binnen VvEtotaal ook werken met een gebroken boekjaar (bv van 1-7 t/m 30-6). Ook hier geldt de 1-jaar regel, zodat u in 2018 kunt starten met het boekjaar 1-7-2017 t/m 30-6-2018.

U kunt het boekjaar slechts 1x invoeren. Mocht u hierbij een fout gemaakt hebben of als u besluit dat u toch in een ander boekjaar wilt beginnen, dan kan het boekjaar alleen gewijzigd worden door de helpdesk van VvEtotaal BV.

Door het draaien van het eindejaar, zal het systeem het lopende boekjaar afsluiten en verder gaan in het nieuwe boekjaar.

Als u de administratie van een VvE gedurende een boekjaar overneemt en de oude beheerder is verantwoordelijk voor de administratie van het eerste gedeelte van het boekjaar, dan moet u bij de parameters toch het hele boekjaar invullen.

Als u bijvoorbeeld de administratie per 1-5-2018 overneemt, dan vult u bij boekjaar van toch 1-1-2018 in. Alleen start u dan met boeken (prolongatie, inkoopfacturen, bankbetalingen) vanaf 1 mei.

Valuta

U kunt zelf bepalen of u in de overzichten die van uit VvEtotaal worden gemaakt een valutateken wilt opnemen in de bedragen.

De inhoud van het veld valuta wordt door het systeem 1-op-1 overgenomen als valutateken.

Als u het veld valuta leeg laat, worden bedragen getoond zonder valutateken.

Indexering

U kunt zelf bepalen welk percentage moet worden gehanteerd voor de jaarlijkse prijsindexering. Deze indexering wordt toegepast op de MJB (MeerJarenBegroting).

Grootboekrekeningen en BTW

Standaard grootboekrekeningen

Het systeem zal bij diverse boekingen standaard grootboekrekeningen gebruiken:

	rekeningnummer crediteuren Als u een inkoopfactuur boekt (zie leveranciers en inkoopfacturen), zal het systeem de factuur boeken op de door u gekozen kostenrekening en automatisch een tegenboeking maken op het grootboek dat hier is ingevoerd als rekeningnummer crediteuren.
	rekeningnummer debiteuren Als u een prolongatie of een losse verkoopfactuur boekt (zie eigenaren en bijdragen), zal het systeem de nota boeken op de door u gekozen kostenrekening en automatisch een tegenboeking maken op het grootboek dat hier is ingevoerd als rekeningnummer debiteuren.
	rekeningnummer eigen vermogen Tijdens het definitief draaien van het eindejaar, zal het systeem het financiële resultaat in de beginbalans boeken op de grootboekrekening die hier is ingevoerd.

Als u gestart bent met boeken, kunt u deze standaard rekeningen niet meer aanpassen.

BTW-plichtige VvE

In het geval van een zakelijke VvE, is het belangrijk dat u de grootboekrekeningen voor BTW laag tarief en BTW hoog tarief toevoegt aan het grootboekstelsel en dat de juiste parameters voor BTW zijn gezet. VvEtotaal zal bij alle boekingen het BTW-gedeelte van het geboekte bedrag op de hier ingevoerde grootboekrekeningen boeken:

	btw-plichtig Vink dit veld aan, als de VvE BTW-plichtig is.
	rekeningnummer btw hoog Selecteer het grootboeknummer waar het systeem het BTW bedrag voor hoge BTW boekingen op moet boeken.
	rekeningnummer btw laag Selecteer het grootboeknummer waar het systeem het BTW bedrag voor lage BTW boekingen op moet boeken.

BTW aftrek

Bij een niet BTW-plichtige VvE kunnen ondernemers onder specifieke voorwaarden de door de VvE betaald BTW aftrekken binnen hun eigen onderneming (zie: BTW aftrek voor ondernemers):

btw aftrek

Vink dit veld aan om de functionaliteit voor BTW aftrek te activeren.

Bank

Per VvE kunt u instellen hoe er moet worden omgegaan met bankmutaties (zie Bankmutaties):

	automatisch afletteren Als u deze parameter aanvinkt zal VvEtotaal proberen om bankmutaties te matchen met openstaande posten of op basis van importregels automatisch te boeken op voorgedefinieerde grootboekrekeningen.
	aanvullen onbekende rekeningnummers Met deze parameter kunt u een rekeningnummer uit een bankmutatie laten toevoegen aan een eigenaar, waardoor dit rekeningnummer voortaan wordt meegenomen bij het automatisch afletteren. Het aanvullen werkt alleen als u de ook parameter automatisch afletteren heeft aangevinkt.