Contractbeheer

 
Met contractbeheer kunt u de contracten invoeren die u voor de VvE heeft afgesloten.
U kunt het systeem zo instellen dat u, als een contract afloopt, hier via een e-mail en een melding op het beginscherm van VvEtotaal aan herinnerd wordt.
Aan een ingevoerd contract kunt u een pdf-document koppelen.
 
 
Actie
Om een contract in te voeren, voer de volgende handelingen uit:
  •  
Ga naar beheerder-contracten
  •  
Het overzicht van de reeds ingevoerde contracten wordt getoond:
Desgewenst kunt u direct in dit scherm een bestaand contract wijzigen door het betreffende veld de aanpassing in te voeren en rechts boven te kiezen voor opslaan-ververs.
  •  
Om een nieuw contract toe te voegen, klik in de bovenste, lege regel op de wijzig-icoon:
  •  
Voer de gegevens voor het contract in en klik op opslaan.
U kunt de volgende gegevens invoeren:
  •  
soort
U kunt hier kiezen tussen: onderhoud, verzekering, nutsvoorzieningen, abonnementen en overeenkomsten.
  •  
document
Door op de icoon te klikken, kunt u een pdf-document toevoegen vanaf uw eigen pc
  •  
crediteur
Selecteer de crediteur met wie het contract is afgesloten uit de keuzelijst. Voor meer informatie over het invoeren van crediteuren zie Leveranciers toevoegen en wijzigen)
  •  
omschrijving
Een omschrijving van het contract.
  •  
contractnummer
Het contractnummer.
  •  
bedrag
Het in het contract overeengekomen te betalen bedrag.
  •  
datum ingang
De ingangsdatum van het contract.
  •  
einddatum
De einddatum van het contract.
  •  
aantal facturen
Het aantal facturen dat voor het contract per jaar wordt gestuurd.
  •  
opzegtermijn
De opzegtermijn in maanden.
Op basis van de einddatum en de opzegtermijn bepaalt het systeem de opzegdatum (= einddatum -/- aantal maanden ingevoerd bij opzegtermijn).
De opzegdatum wordt gebruikt bij het bepalen van de notificatiedatum zoals beschreven bij het veld waarschuwing.
  •  
waarschuwing
Op basis van de opzegdatum  wordt de notificatiedatum bepaald.
De notificatiedatum is de opzegdatum -/- het  aantal maanden ingevoerd bij waarschuwing.
Het systeem zal in de periode tussen de notificatiedatum en de opzegdatum op het beginscherm een melding plaatsen dat er een contract is dat afloopt:
Deze melding betreft alle VvE's waar u toegang toe heeft en is dus niet beperkt tot de VvE waar u bent ingelogd.
  •  
Als u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op sluiten.
U komt weer terug in het overzichtsscherm van de contracten, waar u het door u ingevoerde contract in eerste instantie nog niet terug ziet.
Deze lijst is namelijk nog niet ververst: de bovenste, nog lege regel is het contract dat u net heeft ingevoerd.
Als de lijst wordt ververst, verschuift het nieuwe contract naar beneden in de lijst.
Als u voor een VvE veel contracten heeft, kan het handig zijn dat het nieuwe contract nog even bovenaan staat. Als u contractbeheer verlaat of het scherm ververst, verschuift het nieuwe contract in de lijst.
  •  
Klik op opslaan-ververs om de lijst te verversen.
U krijgt bovenin weer een nieuwe lege regel waarin u een nieuw contract kunt toevoegen.
 
Een overzicht van alle contracten die voor een VvE zijn ingevoerd, kan geopend worden middels de icoon .
In dit overzicht worden niet alleen de gegevens van het contract getoond, maar ook informatie betreffende de leverancier met wie dit contract is afgesloten: