Correspondentiemodule

 
 
Met de correspondentiemodule kunt u brieven versturen aan een of meer eigenaren of crediteuren.
Deze brieven worden gegenereerd op basis van templates waarin tekst, variabelen en opmaak zijn toegevoegd.
Zie Templates voor het maken van standaardbrieven.
 
 
 
Brief genereren voor eigenaren
 
Actie
Voer de volgende handelingen uit om de brief te genereren voor een of meer eigenaren:
  •  
Ga naar beheerder-correspondentie:
  •  
Kies in het keuzeveld selecteer template de template dat u wilt gebruiken voor de brief.
Selecteer hier een template selecteert dat bestemd is voor eigenaren: u krijgt een overzicht van alle eigenaren te zien.
  •  
Vink de eigenaren/personen aan voor wie u de brief wilt maken.
U kunt ook alle actieve eigenaren selecteren m.b.v. de knop selecteer actieve eigenaren.
Met de knop reset selectie maakt u de selectie ongedaan.
  •  
Met de knop toon op scherm kunt u een voorbeeld van de brief op het scherm laten tonen.
Hiermee kunt u controleren of de brief naar wens is.
  •  
Als u de brief definitief wilt genereren, heeft u onderstaande mogelijkheden. U kunt meerdere opties tegelijk selecteren.
  •  
Kies naar eigenaar als u de brief via de mail naar de geselecteerde eigenaren/personen wilt laten versturen.
Voor eigenaren waarvoor in het systeem geen e-mailadres bekend is, wordt de brief naar de beheerder gestuurd, zodat deze de brief kan printen en per post kan versturen.
De brief wordt niet in het dossier van de eigenaar geplaatst.
  •  
Kies naar dossier als u de brief niet alleen per mail wilt versturen, maar ook in het persoonlijke dossier van de geselecteerde eigenaren/personen wilt laten zetten.
  •  
Kies naar beheerder als u de brief voor de geselecteerde eigenaren/personen via de mail wilt laten versturen naar de algemeen beheerder.
U kiest voor deze optie als u de brieven zelf wilt uitprinten en versturen of uitdelen.
  •  
U kunt documenten die in VvEtotaal zijn opgeslagen als bijlage meesturen met de brief aan eigenaren.
Deze bijlagen worden in de mail aan de eigenaar toegevoegd, maar worden niet opgeslagen in het dossier.
Om bijlagen toe te voegen:
  •  
Klik op het icoon .
In het rechtergedeelte van het scherm worden de beschikbare mappen voor de VvE getoond.
 
Zoek de bestanden op die u wilt meesturen en vink ze aan.
Kies in het veld kies een actie voor selectie correspondentie en klik vervolgens op uitvoeren.
Met het icoon  kunt u zien welke documenten zijn toegevoegd.
  •  
Klik op versturen om de geselecteerder actie(s) uit te voeren.
 
Brief genereren voor crediteuren
 
Actie
Voer de volgende handelingen uit om de brief te genereren voor een of meer crediteuren:
  •  
Ga naar beheerder-correspondentie:
  •  
Kies in het keuzeveld selecteer template de template dat u wilt gebruiken voor de brief.
Selecteer hier een template selecteert dat bestemd is voor crediteuren: u krijgt een overzicht van alle crediteuren te zien.
  •  
Vink de crediteuren aan voor wie u de brief wilt maken.
U kunt ook alle crediteuren selecteren m.b.v. de knop selecteer alle crediteuren.
Met de knop reset selectie maakt u de selectie ongedaan.
  •  
Met de knop toon op scherm kunt u een voorbeeld van de brief op het scherm laten tonen.
Hiermee kunt u controleren of de brief naar wens is.
  •  
Als u de brief wilt versturen aan de geselecteerde leveranciers, klik dan op versturen.
De verzonden brief wordt ook opgeslagen in het dossier directory :\documentatie_beheerder\brieven_crediteuren.
 
 
Losse brief maken
Het is ook mogelijk om een 'losse brief' te maken.
Hiermee wordt een brief bedoeld waarvoor niet eerst een template is aangemaakt, maar die u direct kunt intypen in de HTML-editor, inclusief variabelen.
 
 
Actie
Voer de volgende handelingen uit om een losse brief te maken:
  •  
Ga naar beheerder-correspondentie:
  •  
Kies eerst een willekeurige template voor eigenaren of crediteuren.
Hiermee zorgt u ervoor dat de lijst met eigenaren of crediteuren getoond worden. Deze lijst heeft u nodig om de losse brief te verzenden.
  •  
Klik op de knop losse brief.
De HTML-editor wordt geopend, waarna u de tekst en de variabelen kunt invoeren. In het hoofdstuk Templates wordt beschreven hoe dit moet.
  •  
Klik op de icoon om de lay-out op te slaan.
De lay-out wordt bewaard als 'losse brief' totdat u deze weer aanpast en opslaat. Dan is dit de nieuwe 'losse brief'.
  •  
Selecteer de eigenaren of crediteuren zoals hierboven beschreven en verwerk de brief.