Declaraties

 
De functie Declaraties is speciaal bedoeld voor bestuursleden die een bonnetje of factuur van voorgeschoten kosten willen declareren.
De declaraties worden ingediend vanuit een PDF-document en worden toegevoegd als inkoopfactuur, zodat de beheerder ze op de reguliere manier kan verwerken.
Hierbij wordt als crediteur standaard de "systeem-crediteur" Ingediende Declaraties gekozen.
 
Er is geen opvolgingsproces ingericht, waarmee de bestuurder de afhandeling van zijn declaratie kan volgen.
Een declaratie kan een van onderstaande statussen hebben:
  • indienen: de declaratie is nog niet ingediend en kan nog aangepast worden.
  • ingediend: de declaratie is als inkoopfactuur toegevoegd en wordt door de beheerder verder behandeld.
 
Actie
Om een declaratie toe te voegen en in te dienen:
  •  
Ga naar bestuurder-declaraties:
  •  
Klik rechts boven op PDF import en vervolgens op selecteer PDF bestanden.
Selecteer de declaratie(s) en klik op openen.
  •  
De declaraties staan in de linkerkolom:
 
Een toegevoegde declaratie heeft nog geen gegevens en een bedrag nul.
Klik op om de declaratie aan te vullen. De volgende informatie kan worden ingevoerd:
  •  
omschrijving
Een korte omschrijving van wat er wordt gedeclareerd.
  •  
factuurnummer
Het factuurnummer van de gedeclareerde factuur of bon.
Dit veld is verplicht in verband met de verwerking als inkoopfactuur.
Als u geen factuurnummer heeft, vul dan een fictief nummer of bijvoorbeeld nvt in.
  •  
factuurdatum
De factuurdatum voor de declaratie.
 
factuurbedrag
Het bedrag van de declaratie
  •  
Als u de ingevoerde declaraties wilt indienen, klikt u op alles indienen.
Alle complete declaraties met de status indienen worden als inkoopfactuur klaar gezet voor de beheerder.
De status van de declaraties wordt gewijzigd in ingediend.
  •