Goedkeuren inkoopfacturen

 
Als betalingen door de VvE pas mogen worden uitgevoerd nadat één of meer personen hun goedkeuring hebben verleend, dan kan de functie goedkeuren inkoopfacturen gebruikt worden.
Hierbij wordt op basis van door beheerder ingevoerde autorisatieregels bepaald welke facturen autorisatie nodig hebben, welke personen (beheerders of bestuurders) autorisatiebevoegdheid hebben en wat die bevoegdheid is.
 
Op het moment dat een beheerder een factuur wil betalen waarvoor een of meer autorisatieregels van toepassing zijn, krijgen de betreffende autorisatoren een e-mail.
De autorisatieregels worden op volgorde uitgevoerd. Dat wil zeggen dat u pas een e-mail ontvangt als eventuele autorisatoren die eerder in het proces komen, hun goedkeuring hebben gegeven.
 
Actie
Om betaling van een factuur goed of af te keuren:
  •  
Ga naar bestuurder-goedkeuren inkoopfacturen:
  •  
In het scherm staan alle inkoopfacturen waarvoor uw autorisatie wordt gevraagd.
Als u betaling heeft goed- of afgekeurd, verdwijnt de factuur uit dit overzicht.
  •  
Door in een regel te klikken op , opent u de bijbehorende factuur.
Bepaal per factuur of deze wel of niet betaald mag worden:
  •  
Als u de betaling van de factuur wilt goedkeuren, zet dan een vinkje in het veld goedgekeurd.
  •  
Als u geen toestemming geeft voor het betalen van de factuur, voer dan eerst in het veld verklaring de reden van afkeuren in en zet vervolgens een vinkje in het veld afgekeurd.
 
Het kan zijn dat het autorisatieproces bestaat uit meerdere regels, waarbij goedkeuring van meerdere personen nodig is.
Als u betaling heeft goedgekeurd, maar een autorisator verder in het proces betaling heeft afgekeurd, kan het zijn dat de beheerder dezelfde factuur later nogmaals ter goedkeuring aanbiedt. De factuur moet dan weer het hele proces door, waardoor het mogelijk is dat u de factuur meerdere keren ter goedkeuring krijgt aangeboden.