Incasso- en betaalbestanden voor debiteuren
Vanuit VvEtotaal kunt u voor debiteuren twee verschillende export bestanden maken die u kunt inlezen bij de bank:
|
|
SEPA incassobestand (SEPADD)
VvEtotaal kan bij het draaien van de prolongatie en het boeken van losse facturen automatisch een incassobestand maken, dat bij de bank kan worden ingelezen.
Als een incassobestand op een werkdag voor 12:00 uur wordt ingestuurd, zal de bank deze op de volgende werkdag verwerken.
|
|
|
SEPA betaalbestand (SEPACT)
Als u voor een debiteur een losse factuur heeft aangemaakt waarbij de VvE de eigenaar geld schuldig is, dan maakt het systeem een SEPA betaalbestand dat u bij de bank kunt inlezen. Dit is bijvoorbeeld handig als u een eigenaar geld terug moet betalen na de afrekening van de stookkosten.
Het is ook mogelijk om vanuit de openstaande lijst een betaalbestand te maken als een eigenaar bijvoorbeeld te veel betaald heeft en u het tegoed wilt terug storten.
|
SEPA bestanden die in VvEtotaal gemaakt worden, kunnen in het systeem worden opgevraagd en worden ook via de mail verstuurd naar de financieel beheerder.
Instellingen voor SEPA bestanden
Om eigenaren te kunnen incasseren dient u een incassocontract met de bank van de VvE af te sluiten en moeten individuele eigenaren een incassomachtiging hebben afgegeven.
Het kan per VvE verschillen of alleen de maandelijkse prolongatie mag incasseren of ook de incidentele verplichtingen die middels een losse factuur zijn geboekt.
Actie
Voer de volgende handelingen uit om VvEtotaal zo in te richten dat u SEPA bestanden kunt aanmaken:
|
|
Ga naar inrichten vereniging-onderhoud vve-bankrekeningen en voor de gegevens in bij de rekening die gebruikt moet worden om te incasseren:
|
|
|
incassantID
Dit is het nummer van het incassocontract dat u heeft afgesloten bij de bank.
|
|
|
incasso (incasso) rekening
Als dit veld is aangevinkt worden de geïncasseerde bedragen op deze rekening bijgeschreven.
|
|
|
Controleer of u de incassomachtiging heeft ingevoerd bij de betreffende eigenaren (zie: Basisgegevens eigenaar).
|
|
|
Als u voor de losse factuur en creditnota geen SPEA bestand wilt laten maken, gebruik dan de parameter incassobestand verkoopfacturen niet aanmaken.
Zie ook: Instellingen losse facturen.
|
|
|
Controleer voor het definitief draaien van de prolongatie of het vinkje voor SEPA is aangevinkt bij de betreffende VvE in beheerder-boeken debiteuren-prolongatie.
|
SEPA bestand handmatig aanmaken
In specifieke gevallen kan het handig zijn om de mogelijkheid te hebben om een of meer openstaande posten van eigenaren opnieuw in een SEPA bestand te plaatsen en opnieuw aan te bieden bij de bank, bijvoorbeeld als een incasso is gestorneerd en opnieuw moet worden uitgevoerd of als een SEPA bestand niet verwerkt is bij de bank.
Actie
U kunt openstaande posten op de volgende wijze opnieuw in een bestand plaatsen, waarna u dit kunt inlezen bij de bank:
|
|
Ga naar beheerder-debiteurensaldo:
 |
|
|
Vink in de tab openstaande posten totaal de posten aan die u in een bestand wilt plaatsen.
Let hierbij op dat u hetzelfde type posten selecteert: schulden of tegoeden.
|
|
|
Als u schulden van debiteuren heeft aangevinkt, klik dan op incassobatch.
Als u tegoeden van debiteuren heeft aangevinkt, klik dan op betaalbatch.
|
Wees wel alert bij het gebruik van deze functie, zodat u een eigenaar niet dubbel incasseert of betaalt.
Verwerkingsdatum SEPA bestand aanpassen
Op verzoek van onze beheerders hebben we de mogelijkheid ingebouwd om de verwerkingsdatum in een SEPA bestand te kunnen aanpassen, zodat bestanden een aantal dagen voor de gewenste verwerkingsdatum al bij de bank aangeleverd kunnen worden, bijvoorbeeld in geval van vakanties.
VvEtotaal BV kan geen zekerheid geven dat de bank waaraan het SEPA bestand wordt aangeleverd deze gewenste verwerkingsdatum ook hanteert. Als de bank deze verwerkingsdatum niet hanteert, zou het kunnen zijn dat de incasso’s of betalingen direct verwerkt worden of dat het bestand wordt afgewezen.
Actie
Voer om de verwerkingsdatum van een SEPA bestand te wijzigen de volgende handelingen uit:
|
|
Ga in VvEtotaal naar SEPA batches:
 |
|
|
Klik bij de betreffende batch op het wijzig-icoon
 .Voer een nieuwe verwerkingsdatum in en klik op aanpassen.
|
SEPA bestand insturen naar de bank
Actie
Voer de volgende handelingen uit om een SEPA bestand in te sturen naar uw bank:
|
|
Ga naar beheerder-SEPA batches.
Hier ziet u alle incasso- en excassobestanden die voor de VvE zijn gemaakt.
 De incassobestanden herkent u aan het groene pijltje naar rechts, de betaalbestanden aan het rode pijltje naar links.
Voor ieder SEPA-bestand is ook een PDF gemaakt waarin de boekingen staan vermeld die in het bestand zijn opgenomen. Dit bestand kunt u gebruiken om te controleren of u het juiste bestand selecteert.
|
|
|
Klik met de rechtermuistoets op het bestand dat u naar de bank wilt insturen. Kies voor Doel opslaan als en sla het bestand op uw eigen pc op.
Het importeren van incassobestanden werkt niet met bestanden die nog op de server van VvEtotaal staan.
|
|
|
Meld u vervolgens aan bij het betaalpakket van uw bank en kies daar voor het importeren van een incassobatch. Hoe dit precies moet, vindt u in de handleiding van uw betaalpakket.
Als u een incassobestand wilt aanleveren bij de Rabobank, houd er dan rekening mee dat de bestandsnaam niet langer mag zijn dan 35 posities. Omdat de naam van de VvE standaard wordt verwerkt in de naam van het bestand, kan deze naam wel eens langer zijn dan 35 posities. Voor de Rabobank moet u dan eerst de naam inkorten voordat u het bestand ter verwerking kunt aanbieden.
|