Inkoopfacturen

 

Door het inboeken van inkoopfacturen in VvEtotaal zorgt u er voor dat u inzicht heeft in de openstaande posten bij leveranciers.

Daarnaast kunt u openstaande posten exporteren naar een zakelijke betaalbatch, die u kunt inlezen bij de bank. Hierdoor hoeft u de betaling niet apart in te voeren bij de bank en kunt u efficiënt werken en heeft u minder kans op fouten.

Tot slot wordt voor alle geboekte inkoopfacturen  in de openstaande post en de grootboekboeking een link naar het PDF-document opgenomen. Hierdoor hoeven fysieke facturen niet meer aangeleverd te worden aan de kascommissie, maar kan de controle volledig digitaal plaatsvinden.

 

Bij het invoeren van een inkoopfactuur wordt de basis altijd gevormd door een bestand: een UBL-factuur of een PDF (zie ook Inkoopfacturen invoeren).

Een UBL-factuur is een XML-bestand dat is opgebouwd volgens de Universal Business Language standaard.

Een UBL-factuur kan worden verwerkt door boekhoudpakketten, waarbij veel informatie door het systeem wordt gevuld op basis van het bestand. Denk bijvoorbeeld aan de naam van de crediteur, de factuurdatum, het factuurnummer, het factuurbedrag en de verschillende boekingsregels op de factuur. Als de crediteur nog niet voorkomt in de database, zal VvEtotaal deze op basis van de UBL toevoegen.

In of bij een dergelijk XML-bestand wordt ook een PDF-versie meegeleverd, die aan de financiële boeking wordt gekoppeld.

Ook VvEtotaal kan UBL-facturen verwerken, waardoor de handmatige handelingen bij het boeken van een inkoopfactuur tot een minimum kunnen worden beperkt. In de meeste gevallen hoeft u alleen nog maar een grootboeknummer te kiezen.

 

Als u van een leverancier geen UBL ontvangt maar een PDF, kunt u deze tegen een kleine vergoeding per factuur laten omzetten naar UBL-formaat, zodat deze factuur als UBL ingelezen en geboekt kan worden in VvEtotaal.

Hiervoor is een aansluiting gerealiseerd tussen VvEtotaal en go2UBL BV, een bedrijf dat zich heeft gespecialiseerd op het omzetten van PDF-bestanden naar UBL.

Hierbij stuurt de beheerder een inkoopfactuur in PDF naar go2UBL BV, waarna de factuur wordt geconverteerd naar XML-formaat en automatisch bij de juiste VvE wordt ingelezen in VvEtotaal.

Een UBL gemaakt door go2UBL BV wordt op dezelfde manier in VvEtotaal verwerkt als een UBL die direct van de leverancier wordt ontvangen. Ook hier maakt het systeem automatisch een koppeling tussen de PDF en de financiële boeking waardoor de PDF te raadplegen is bij de openstaande post of de grootboekboeking.

 

 

Op het beginscherm van VvEtotaal verschijnt een notificatie als er inkoopfacturen zijn ingevoerd die nog niet zijn verwerkt:

Door op de link in de notificatie te klikken, start u direct de functie boeken inkoopfacturen op en ziet u, als u de instelling boeken over vereniging heen aan heeft staan, alle facturen die voor de diverse VvE's nog moeten worden geboekt..

 

Een speciaal type inkoopfactuur is een declaratie die door een bestuurslid kan worden ingediend vanuit de functie Declaraties (zie ook Declaraties).

Hierbij voegt het bestuurslid een declaratie toe op basis van een PDF. Als hij de declaratie heeft ingediend, wordt deze automatisch toegevoegd in Boeken inkoopfacturen.

Alle declaraties worden automatisch gekoppeld aan de "systeem-crediteur" Ingediende Declaraties.

De beheerder kan deze declaraties vervolgens als normale inkoopfactuur behandelen en ze dus wijzigen (Inkoopfacturen wijzigen) en verwerken (Inkoopfacturen boeken).