Inkoopfactuur wijzigen

 
Als u een inkoopfactuur heeft toegevoegd aan het systeem (vanuit een PDF of een UBL-XML), dan kunt u deze factuur nog wijzigen voordat u hem definitief boekt:
  •  
U kunt een factuur een aparte status geven als u bijvoorbeeld een incassomachtiging heeft afgegeven of een factuur al contant of per pin heeft voldaan.
Door deze aparte status kunt u zien dat u de bijbehorende openstaande post niet in een betaalbatch moet opnemen.
  •  
U kunt de 'meta-data' van de factuur aanpassen.
Dit is de informatie die getoond wordt in de lijst met facturen.
  •  
U kunt de factuurregels aanpassen.
Dit zijn de regels die in het grootboek geboekt worden.
 
 
Inkoopfactuur is al betaald
Als u voor een inkoopfactuur geen betaling hoeft te doen, bijvoorbeeld als de factuur al is betaald middels een pin betaling of als u de leverancier een incassomachtiging heeft gegeven, dan kunt u dit vastleggen bij de openstaande post. Hierdoor weet u dat u de betreffende openstaande post niet in een SEPA betaalbestand moet opnemen en voorkomt u abusievelijke dubbele betalingen.
 
Actie
Om een inkoopfactuur te markeren als zijnde betaald:
  •  
Ga naar beheerder-boeken inkoopfacturen:
  •  
Klik bij de betreffende factuur in het scherm verwerken inkoopfacturen op openstaand:
  •  
Bevestig dat u de factuur als betaald wilt markeren:
 
 
Meta-data van inkoopfactuur wijzigen
De meta-data bestaat uit de algemene gegevens van de factuur zoals factuurnummer, factuurdatum en boekdatum.
Deze gegevens worden getoond in het overzicht van ingevoerde facturen:
U kunt deze mogelijkheid o.a. gebruiken om een factuur te boeken in een ander boekjaar dan standaard aangegeven, bijvoorbeeld omdat u in december al een factuur ontvangen heeft voor het nieuwe boekjaar of omdat u het boekjaar nog niet heeft afgesloten en in het nieuwe kalenderjaar een factuur voor het boekjaar invoert.
 
Actie
Om een veld uit de meta-data te wijzigen:
 
Ga naar beheerder-boeken inkoopfacturen:
  •  
Klik bij de betreffende factuur in het veld dat u wilt wijzigen.
Voer de wijziging in en klik op de icoon voor opslaan:
 
 
Inkoopfactuur "verhuizen" naar andere VvE
Als u de parameter boeken over vereniging heen heeft aangevinkt, kunt u bij de meta-data van een factuur aangeven dat deze geboekt moet worden in de administratie van een andere VvE.
Dit is handig als blijkt dat u een inkoopfactuur bij de verkeerde VvE heeft ingelezen. Het biedt u echter ook de mogelijkheid om inkoopfacturen voor meerdere VvE's tegelijk in te lezen en vanuit het overzichtsscherm de facturen toe te wijzen aan de juiste VvE.
 
Actie
Om een inkoopfactuur te "verhuizen" naar een andere VvE:
  •  
Ga naar het scherm verwerken inkoopfacturen.
  •  
Kies bij de betreffende factuur in de keuzelijst de juiste VvE.
 
Voer de wijziging in en klik op de icoon voor opslaan:
 
Factuurbedrag aanpassen aan totaalbedrag factuurregels
Het kan voorkomen dat de factuurregels correct zijn ingevoerd, maar het totaal van de factuurregels niet overeenkomt met het ingevoerde factuurbedrag.
Bijvoorbeeld als u bij het invoeren van het factuurbedrag een fout heeft gemaakt.
U herkent dit aan de icoon en het feit dat het factuurbedrag onderstreept is.
In dat geval kunt u het factuurbedrag laten gelijk trekken met het totaalbedrag van de factuurregels.
 
Actie
Om het factuurbedrag aan te passen aan het totaalbedrag van de factuurregels:
  •  
Ga naar het scherm verwerken inkoopfacturen.
Klik bij de betreffende factuur op het factuurbedrag.
Het systeem stelt de vraag: Wilt u factuurbedrag aanpassen aan totaal van boekingsregels?
  •  
Klik op ok.
 
 
Factuurregel(s) van inkoopfactuur wijzigen
Factuurregels zijn de regels waarin staat beschreven wat er daadwerkelijk op welk grootboek moet worden geboekt.
 
Actie
Om een factuurregel te wijzigen:
  •  
Ga naar het scherm verwerken inkoopfacturen.
Klik bij de betreffende factuur op de icoon naar boekingsregels:
  •  
Voer de wijziging(en) in en klik op naar facturen.
De wijzigingen worden automatisch opgeslagen.