Inschakelen WKI-partij
Een brief aanmelden WKI-partij is een brief aan de geselecteerde WKI-partij, waarin het bestuur de vordering op de eigenaar uit handen geeft en de WKI-partij verzoekt het buitengerechtelijke incassotraject op te pakken.
Bij het aanmaken van een aanmelding kunt u zelf selecteren voor welke eigenaren en welke openstaande posten u de brief verstuurt.
U hoeft dus niet alle brieven voor alle eigenaren in een keer te versturen.
Wij adviseren om steeds per eigenaar te werken, zodat u goed overzicht heeft voor welke eigenaar u welke brief maakt.
Ook kunt u posten uitsluiten voor debiteurenbeheer, waardoor ze in dit proces niet geselecteerd worden.
Dit wordt bijvoorbeeld gedaan voor openstaande posten waarvoor een betalingsregeling is afgesproken of die zijn aangemeld bij een incassobureau.
Zowel de financieel bestuurder als de financieel beheerder kan posten uitsluiten voor debiteurenbeheer.
Het is mogelijk om een WKI-partij toegang te geven tot relevante gegevens van de aangemelde eigenaar.
De beheerder kan op verzoek van de financieel bestuurder deze toegang instellen.
Met deze derden-inlog geeft u de WKI-partij toegang tot VvEtotaal, waarbij voor de aangemelde eigenaren de volgende gegevens kunnen worden ingezien:
|
|
Naw-gegevens eigenaar en mede-eigenaar.
|
|
|
Lijst openstaande posten, inclusief een link naar de pdf van prolongatienota's en losse facturen.
|
|
|
Debiteurenkaart, inclusief een link naar de pdf van prolongatienota's en losse facturen.
|
|
|
Het dossier, waarbij alleen de debiteurenkaart, de aanmeldingsbrief voor de WKI-partijen eventueel gestuurde betalingsherinneringen en aankondigingen zichtbaar zijn.
|
Actie
Om een aankondiging te versturen:
|
|
Ga naar bestuurder-debiteurenbeheer:
 |
|
|
Controleer dat er een WKI-partij is geselecteerd in het veld kies incassobureau.
Als er geen WKI-parij is geselecteerd, kies dan zelf de juiste partij uit de keuzelijst.
Als u geen WKI-partij kunt selecteren, neem dan contact op met de beheerder.
|
|
|
Bepaal de peildatum voor de achterstanden door in het veld selectie peildatum een datum te selecteren.
U krijgt een lijst met achterstallige posten: dit zijn alle openstaande posten voor alle eigenaren met een boekdatum die voor de peildatum ligt.
Als u de achterstallige posten van één specifieke eigenaar wilt zien, vul dan eerst het zoekveld eigenaar in voordat u een peildatum selecteert.
|
|
|
Als er openstaande posten zijn die u wilt uitsluiten voor debiteurenbeheer, zet bij deze posten dan een vinkje in de kolom uitsluiten en klik op opslaan.
Door het vinkje in deze kolom uit te zetten, zorgt u ervoor dat de post wel wordt meegenomen in de brief.
|
|
|
Zorg ervoor dat er een vinkje staat in de kolom aanmelden bij alle openstaande posten waarvoor u een aanmelding wilt sturen.
|
|
|
Als u een proef wilt zien van het document aanmelden voor de geselecteerde posten, klik dan op het vergrootglas rechts van het veld aanmelden:
 |
|
|
Om de brief te maken, klik op de knop aanmelden.
Voor de openstaande posten met een vinkje in het veld aanmelding wordt een aanmelding gemaakt op basis van de bijbehorende template:
|