Instellingen beheerder
Een beheerder kan in VvEtotaal zijn eigen gegevens invoeren en het systeem volgens zijn eigen wensen inrichten.
Deze functie is alleen beschikbaar voor professionele beheerders met een eigen omgeving.
Een VvE waarvoor het beheer zelfstandig wordt uitgevoerd heeft deze functie niet.
Mailverzending
Vanuit VvEtotaal worden op verschillende momenten e-mails verstuurd aan verschillende geadresseerden, waaronder eigenaren en leveranciers.
Hierbij wordt het e-mailadres van de beheerder als afzender gebruikt, zodat een eventueel antwoord van een klant weer netjes bij de beheerder terecht komt.
Het is daarbij belangrijk dat het e-mailadres van de beheerder door de Internet-provider van de ontvanger wordt herkend als een adres dat bij de mailserver hoort waar vandaan de mail wordt verstuurd. Internet providers gebruiken namelijk steeds SPF ( Sender Policy Framework) om de verzending van spam te voorkomen.
SFP is een protocol waarmee vastgesteld wordt of de verzender van een mailserver wel gemachtigd is om een bericht te verzenden.
SFP controleert dus of het e-mailadres van een verzender bij de mailserver hoort.
Voor professionele beheerders zijn er twee mogelijkheden:
|
|
De beheerder beschikt over een eigen uitgaande mailserver.
In dat geval moeten de gegevens van deze mailserver in VvEtotaal worden ingevoerd.
Het voordeel hiervan is dat de beheerder zijn eigen e-mailadres kan gebruiken als afzender en dat de verzending van de mails gecontroleerd kan worden in de log-files van de eigen mailserver.
|
|
|
Als een beheerder geen eigen mailserver heeft, dan kan krijgt de beheerder een (alias) e-mailadres op de mailserver van VvEtotaal.
Eventuele antwoorden op e-mails verzonden aan dit VvEtotaal-adres worden vervolgens doorgestuurd naar een eigen mail-adres van de beheerder.
|
Zelfstandige VvE's krijgen altijd een (alias) e-mailadres op de mailserver van VvEtotaal.
Hier wordt dus altijd mail van de eigenaren aan het VvEtotaal-adres van de zelfstandige VvE doorgestuurd naar de VvE.
Meerdere beheerskantoren invoeren
Voor een professionele beheerder is het mogelijk om binnen zijn omgeving meerdere beheerskantoren toe te voegen, bijvoorbeeld als de beheerder in verschillende plaatsen is gevestigd.
Bij iedere VvE wordt aangegeven bij welk beheerskantoor de VvE is ondergebracht. In bijvoorbeeld prolongatienota's en brieven worden dan de gegevens van het het betreffende beheerskantoor gebruikt.
Als een beheerder meerdere beheerskantoren invoert in VvEtotaal, wordt er onderscheid gemaakt tussen het primaire beheerskantoor en secundaire beheerskantoren.
Voor het primaire beheerskantoor worden instellingen ingevoerd voor de mailverzending (zie hierboven) en het gebruik van VvEtotaal. Deze instellingen gelden ook voor alle andere beheerskantoren.
Voor secundaire beheerskantoren worden alleen NAW-, rekening- en contactgegevens vastgelegd.
Gegevens beheerder
Een beheerder kan zijn naw- en contactgegevens in VvEtotaal beheren.
Daarnaast kunnen ook beheerders-specifieke parameters worden gezet, waarmee de werking van VvEtotaal wordt bepaald.
Actie
Om de gegevens van de beheerder te wijzigen:
|
|
Ga in een willekeurige VvE naar inrichten vereniging-onderhoud beheerder:
 |
|
|
Klik op
 om de gegevens van de beheerder te wijzigen.De volgende velden zijn hierbij beschikbaar:
|
|
|
naam
De bedrijfsnaam van de beheerder.
| ||||
|
|
adres
Het postadres van de beheerder.
| ||||
|
|
postcode
De postcode bij het postadres.
| ||||
|
|
woonplaats
De plaats bij het postadres.
| ||||
|
|
bankrekening
Het volledige bankrekeningnummer van de beheerder, inclusief IBAN-code.
| ||||
|
|
bankrekening tonen
Als dit veld is aangevinkt, dan wordt het bankrekeningnummer op het scherm getoond bij de gegevens van de beheerder.
| ||||
|
|
tweeweg authenticatie
Dit is een is veilige(re) manier van inloggen, waarbij na het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord een code wordt verstuurd naar de gebruiker:
Pas na het invoeren van deze code krijgt de gebruiker toegang tot het systeem.
Als dit veld is aangevinkt, is het versturen van een code geactiveerd.
| ||||
|
|
boeken over vereniging heen
Als dit veld niet is aangevinkt, ziet u in alle schermen alleen de VvE die op dat moment actief is (waar u op dat moment bent ingelogd). Om iets in een andere VvE te kunnen doen, moet u in dit geval de administratie van deze VvE openen.
Door het veld aan te vinken, kunt u in verschillende schermen voor meerdere VvE's tegelijk boeken.
Bijvoorbeeld het invoeren en verwerken van losse facturen voor debiteuren uit verschillende VvE's:
 Deze instelling kan alleen bij het primaire beheerskantoor worden bepaald en geldt ook voor alle secundaire beheerskantoren.
| ||||
|
|
smtp server uitgaande e-mail
Het adres van de server voor uitgaande mail. Dit wordt alleen voor het primaire beheerskantoor vastgelegd (zie hierboven).
| ||||
|
|
e-mail account uitgaande e-mail
Het e-mailadres dat gebruikt moet worden voor het versturen van de mail. Dit wordt alleen voor het primaire beheerskantoor vastgelegd (zie hierboven).
| ||||
|
|
wachtwoord smtp server
Het wachtwoord behorend bij het ingevoerde e-mail account. Dit wordt alleen voor het primaire beheerskantoor vastgelegd (zie hierboven).
| ||||
|
|
authenticatie
De wijze van authenticatie. Mogelijk zijn:
0 = Geen authenticatie
1 = Basic (clear text)
2 = NTLM
Dit wordt alleen voor het primaire beheerskantoor vastgelegd (zie hierboven).
| ||||
|
|
ssl
Vink dit veld aan als er een SSL beveiligingscertificaat is geïnstalleerd op de mailserver. Dit wordt alleen voor het primaire beheerskantoor vastgelegd (zie hierboven).
| ||||
|
|
portnummer smtp server
Geef hier het nummer van de poort die gebruikt wordt voor het versturen van mail. Dit wordt alleen voor het primaire beheerskantoor vastgelegd (zie hierboven).
| ||||
|
|
achtergrond
Met deze knop kan de beheerder een eigen foto selecteren als achtergrond van het aanmeldscherm van VvEtotaal.
Deze instelling kan alleen bij het primaire beheerskantoor worden bepaald en geldt ook voor alle secundaire beheerskantoren.
|