Instellingen losse facturen

Om losse facturen (handmatige verkoopnota's en creditnota's) te kunnen maken, moet het systeem op de juiste manier en met de juiste gegevens zijn ingericht.

Als de VvE BTW-plichtig is en de parameter is aangevinkt dat BTW verrekend moet worden (zie Boekjaar en overige parameters), dan wordt de BTW getoond op de losse factuur.

Voor een reguliere VvE die niet niet BTW-plichtig is, mag van de Belastingdienst geen BTW op de factuur vermeld worden, ook niet als een van de eigenaren wel BTW-plichtig is.

Lay-out van de losse factuur

Als beheerder heeft u de mogelijkheid om het uiterlijk van de losse factuur zelf te bepalen.

U hebt hierbij controle over:

	De locatie van specifieke gegevens, bijvoorbeeld de naw-gegevens van de debiteur, zodat deze voor het venster van uw envelop zit.
	De inhoud van de factuur. Hierbij dient u onderscheid te maken tussen vrije tekst en data-velden die door het systeem in uw vrije tekst worden ingevoegd, bijvoorbeeld de naam van de eigenaar.

Voor de losse factuur zijn twee verschillende lay-outs beschikbaar:

	De handmatige factuur (verkoopnota): deze lay-out wordt automatisch gekozen als de debiteur een bedrag moet betalen aan de VvE. Hiervan is sprake als het totaal van de factuur een positief bedrag is.
	De creditnota: deze lay-out wordt automatisch gekozen als de debiteur een bedrag terug ontvangt van de VvE. Hiervan is sprake als het totaal van de factuur een negatief bedrag is.

Op een losse factuur kunnen meerdere factuurregels worden toegevoegd, waarbij de ene regel een schuld van de debiteur kan zijn en de andere regel een tegoed.

Welke lay-out het systeem kiest is daarom afhankelijk van het totaal bedrag van alle factuurregels: een factuur bij een positief bedrag en een creditnota bij een negatief bedrag.

Uiteraard hoeft u de lay-out van de handmatige factuur en de creditnota slechts eenmalig in te stellen. Indien gewenst kunt u een lay-out kopiëren van de ene VvE naar de andere.

Voor een beschrijving van aanpassen van de lay-out van de losse factuur, zie Templates.

Factuurnummers op losse factuur

U kunt er voor kiezen om de prolongatienota's en losse facturen te laten voorzien van een factuurnummer, waarbij een doorlopende nummering wordt gebruikt voor de prolongaties en de losse facturen.

Actie

Om de nummering van prolongatienota's en losse facturen 'aan' te zetten:

	Open de functie:
	Open de tab parameters en activeer de volgende parameters:

	factuurnummer Voer hier het eerstvolgende factuurnummer in dat door het systeem moet worden gebruikt.
	factuurnummers aanzetten Als dit veld is aangevinkt zal het systeem voor de eerstvolgende prolongatienota of losse factuur het nummer gebruiken dat bij de parameter factuurnummer is ingevoerd.

Om het factuurnummer op de handmatige factuur of creditnota te tonen, moet u de variabele voor het factuurnummer toevoegen aan de betreffende lay-outs.

Zie Template maken of wijzigen.

Factuur per e-mail naar eigenaar?

U kunt zelf bepalen of en voor welke eigenaren de pdf van de losse factuur per e-mail moet worden verzonden (zie Basisgegevens eigenaren).

Wel of geen incasso- of betaalbestand?

U kunt zelf instellen of VvEtotaal voor een losse factuur wel of geen incasso- of betaalbestand aanmaakt.

Standaard wordt het bestand wel aangemaakt.

Actie

Om het aanmaken van een incassobestand (eigenaar moet betalen) of een betaalbestand (eigenaar krijgt geld terug) uit te zetten:

	Open de functie:
	Open de tab parameters en vink de parameter incassobestand verkoopfacturen niet aanmaken aan. Klik vervolgens op opslaan.