Leveranciers toevoegen, wijzigen en verwijderen

Voordat u inkoopfacturen kunt verwerken, moet u de leverancier (crediteur) toegevoegd hebben aan het systeem.
VvEtotaal is zo ingericht dat het niet uitmaakt bij welke VvE u een leverancier invoert, alle leveranciers zijn zichtbaar bij alle VvE’s.
 
Nieuwe leverancier toevoegen
Er zijn twee manieren om leveranciers toe te voegen aan VvEtotaal:
  •  
Als u de inkoopfacturen zelf invoert op basis van een PDF (zie Inkoopfacturen), moet u de betreffende leverancier eerst zelf invoeren.
  •  
Als u gebruik maak van het inlezen van een UBL, dan voegt het systeem iedere nieuwe leverancier automatisch toe bij het boeken van de UBL-factuur. Het maakt hierbij niet uit of u de UBL rechtstreeks van de leverancier heeft gekregen of dat een PDF is omgezet naar UBL (zie Inkoopfacturen).
 
Actie
Om een leverancier (crediteur) zelf aan het systeem toe te voegen:
  •  
Voer rechtsboven in het zoekveldje voor crediteuren toevoegen in en klik op enter:
  •  
Klik vervolgens op Nieuwe crediteur (toevoegen).
De functie onderhoud crediteur wordt geopend.
Hier kunt u de gegevens van de crediteur verder invoeren.
Belangrijk zijn met name:
  •  
naam
De (firma)naam van de leverancier. Dit veld is verplicht.
  •  
adres
Het adres van de leverancier. Dit veld is verplicht.
  •  
postcode - woonplaats
De postcode en de woonplaats behorend bij het adres. Dit veld is verplicht.
  •  
email
Het email-adres van de leverancier. Dit veld is verplicht.
  •  
kvk
Het nummer waarmee deze leverancier is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dit veld wordt gebruikt bij het inlezen van UBL-facturen.
 
betalingstermijn
U kunt voor een leverancier een betalingstermijn invoeren. Het systeem laat dan in de openstaande postenlijst zien of een factuur al betaald had moeten worden.
  •  
rekeningnummer
Het rekeningnummer (IBAN + nummer) van de leverancier bij de gekozen bank. Dit rekeningnummer is belangrijk als u de crediteurenbetalingen middels een zakelijke betaalbatch naar de bank wilt sturen en als u een elektronisch rekeningafschrift van de bank wilt verwerken.
VvEtotaal controleert of het ingevoerde rekeningnummer geldig is.
  •  
Klik op opslaan.
 
 
Bestaande leverancier wijzigen
Actie
Om de gegevens van een leverancier te wijzigen:
  •  
Voer rechtsboven in het zoekveldje voor crediteuren een of meer tekens in die in de naam, telefoonnummer of KvK-nummer van de leverancier voor komen. Het systeem zoekt deze tekens in alle velden die voor een leverancier worden vastgelegd:
  •  
Klik in de lijst met zoekresultaten op de naam van de leverancier die u wilt wijzigen.
Het systeem opent de gegevens van de leverancier, waarna u de wijzigingen kunt invoeren.
 
 
 
Bestaande leverancier verwijderen
Als er voor een leverancier geen mutaties (bv facturen) of onderhoudsmeldingen zijn ingevoerd, dan kan de superuser deze leverancier verwijderen.
 
Actie
Om een leverancier te verwijderen:
  •  
Voer rechtsboven in het zoekveldje voor crediteuren een of meer tekens in die in de naam, telefoonnummer of KvK-nummer van de leverancier voor komen. Het systeem zoekt deze tekens in alle velden die voor een leverancier worden vastgelegd:
  •  
Vink het veldje rechts van de betreffende leverancier aan.
Het systeem zal de leverancier onmiddellijk verwijderen, zonder een extra bevestiging te vragen.
Als voor de leverancier mutaties of meldingen zijn, zal het systeem de leverancier niet verwijderen.