Scope en gebruik bijhouden

 
Scope en/of gebruik vastleggen
Actie
Om de functionaliteit voor scope en/of vast te leggen:
  •  
Ga naar Inrichten vereniging-onderhoud VvE
  •  
Ga naar de tab objecten en klik op de knop scope registratie.
  •  
Om een nieuwe registratie in te voeren, kies eerst het objectadres in de keuzelijst adres.
Klik op opslaan.
  •  
Er is een nieuwe regel toegevoegd, waarin specifieke velden automatisch zijn gevuld.
Deze velden kunnen niet aangepast worden:
  •  
eigenaar
De naam van de eigenaar van het betreffende object die eerder is vastgelegd.
  •  
postcode-woonplaats
De postcode en woonplaats behorend bij het object.
  •  
gemeente
De kadastrale gemeente van het object.
  •  
sectie
De kadastrale sectie van het object.
  •  
sectienummer
Het kadastrale sectienummer van het object.
  •  
De volgende velden kunnen voor een object worden ingevuld:
  •  
certificaat
Vink dit veld aan als na keuring een certificaat is afgegeven voor het object
  •  
versie
Voer hier de versie van de scope-certificering in.
Als voor een object meerdere keuringen van toepassing zijn, bijvoorbeeld scope 10 en scope 12, voeg dan per versie een regel toe.
Op deze manier kan onderscheid gemaakt worden tussen het resultaat van (in dit geval) beide keuringen.
Dit veld moet ingevoerd zijn om een scope-brief te kunnen versturen.
  •  
uitgegeven
Voer hier de datum in van de afgifte van het certificaat of de lijst met bevindingen.
Standaard staat hier de datum in waarop de regel is toegevoegd.
  •  
document
Voeg hier de pdf met het certificaat of de lijst met bevindingen toe.
  •  
gebruik
Voer hier het gebruik van het object toe.
Als voor een object meerdere regels zijn vastgelegd omdat er meerdere keuringen van toepassing zijn, zorg er dan voor dat in alle regels hetzelfde gebruik is ingevoerd
  •  
update gebruik
Voer hier de datum in waarop het gebruik moet worden geactualiseerd.
Standaard staat hier de datum in waarop de regel is toegevoegd.
Als deze datum is gepasseerd, wordt er op het scherm voor de beheerder een post-it getoond.
 
 
Output
Er kunnen twee soorten output gegenereerd worden:
  •  
Een totaaloverzicht van alle ingevoerde informatie voor scope en gebruik.
Deze lijst heeft een standaard lay-out en kan gemaakt worden door in Inrichten vereniging-onderhoud VvE-objecten-scope registratie te klikken op:
  •  
Individuele brieven voor eigenaren op basis van een ttemplate.
Bijvoorbeeld:
  •  
Een aankondiging van een scope-keuring
  •  
Een brief n.a.v. het afgeven van een certificaat
 
Een brief n.a.v. een lijst met bevindingen
 
Een brief omtrent het vastgelegde gebruik van een unit
 
Bij de individuele brieven kan de beheerder zelf kiezen welke brief aan welke eigenaar/eigenaren per mail wordt verstuurd.
Uiteraard kan er eerst een voorbeeldbrief op het scherm getoond worden, zodat de inhoud en lay-out gecontroleerd kan worden.
Een individuele brief wordt ook opgeslagen in het persoonlijk dossier van de eigenaar. Als een brief voor de tweede keer gemaakt wordt, wordt de vorige versie in het dossier van de eigenaar overschreven.
Er worden geen bijlagen (certificaat of lijst met bevindingen) meegestuurd met de brieven. Deze zijn voor de eigenaar terug in het scherm eigenaar-mijn gegevens-objecten-mijn scope.
 
Actie
Om een of meer individuele brieven te versturen:
  •  
Vink bij Inrichten vereniging-onderhoud VvE-objecten-scope registratie een of meer objecten waarvoor u een brief wilt versturen.
  •  
Kies de gewenste brief is de keuzelijst kies gewenste scope brief.
  •  
Om een voorbeeld op scherm te zien, klik op het icoon
Let op: nadat de proef is getoond, zijn alle objecten en de template weer gedeselecteerd. U dient de objecten en template opnieuw te selecteren als u de brief wilt versturen.
 
Om de brief/brieven per mail te versturen, klik op het icoon
Let op: nadat de brief/brieven heeft verstuurd is getoond, zijn alle objecten en de template weer gedeselecteerd.