Telefoongesprekken

U kunt (telefoon)gesprekken die u met eigenaren voert registreren in VvEtotaal.

Daarbij kunt u een actie die uit dit gesprek voortkomt agenderen, waarbij het systeem u via de e-mail een Outlook-kalenderitem toestuurt die u in uw agenda kunt opslaan.

Actie

Om een gesprek in te voeren, voer de volgende handelingen uit:

	Zoek de eigenaar waarvoor u het gesprek wilt invoeren op in het veld zoek persoon (rechtsboven in het scherm). Klik in de lijst met gevonden personen op de naam van de eigenaar. Hierdoor worden de gegevens van de eigenaar geopend.
	Ga naar het tabblad contact. Vul hier in het lege record de gegevens voor het gesprek in:

	op Kies hier de datum van het contact.
	gesprek Geef aan wat voor type contact het was: inkomend gesprek, uitgaand gesprek of overig.
	mede-eigenaar gesproken Zet hier een vinkje als u niet de eigenaar, maar de mede-eigenaar heeft gesproken.
	object Kies hier over welk object het gesprek ging.
	onderwerp Vul hier het onderwerp van het gesprek in.
	gesprek Voer hier een samenvatting van het gesprek in.
	actie Als er naar aanleiding van het gesprek een actie moet worden uitgevoerd, kunt u die hier beschrijven.
	opvolgen De datum waarop de actie moet worden opgevolgd.
	toegewezen Kies hier de persoon die de actie moet uitvoeren.

Klik op opslaan.

Als u een actie heeft toegewezen, zal het systeem deze persoon via de mail een Outlook-kalenderitem sturen.

Het kalenderitem staat ook op het scherm:

Door op het kalenderitem te klikken, kunt u hem openen en kijken wat er staat.

Door op de rechtermuisknop te klikken, kunt u het kalenderitem opslaan en in Outlook openen.