Vastlegging boekjaar

 
Nadat de kascommissie de controle heeft uitgevoerd, wordt er verslag uitgebracht aan de Algemene LedenVergadering (ALV).
In dit verslag adviseert de kascommissie om al dan niet décharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid. Décharge wordt in een Vereniging van Eigenaars (VvE) verleend door de ALV met een gewone meerderheid van stemmen.
 
In de functie Vastlegging boekjaar kan de kascommissie de bevindingen van de controle vastleggen en delen met de beheerder.
De vastlegging kan maar door één lid van de kascommissie worden ingevoerd. In de regel is dit de voorzitter, die namens de hele kascommissie de bevindingen deelt en akkoord geeft.
Vervolgens kan de beheerder actie nemen op de gemelde bevindingen en deze communiceren met de kascommissie, die vervolgens hier weer op kan reageren.
Het doel is dat de beheerder uiteindelijk alle bevindingen van de kascommissie adresseert zodat de kascommissie akkoord is met de gepresenteerde gegevens voor de jaarafsluiting  en er een advies tot décharge kan worden gegeven.
Wanneer de kascommissie akkoord gaat, wordt het boekjaar definitief afgesloten en kan er niet meer in geboekt worden.
 
Dit volledige proces kan in VvEtotaal worden vastgelegd.
In deze handleiding gaan we er van uit dat de kascommissie niet direct akkoord is, maar eerst bevindingen heeft die door de beheerder worden geadresseerd.
Als u wel direct akkoord bent, kunt u uiteraard direct naar die stap gaan en de voorafgaande stappen overslaan.
 
Stap 1: bevindingen vastleggen
Als de kascommissie niet akkoord is met de gepresenteerde gegevens of hier nog vragen over heeft, kunnen deze bevindingen worden vastgelegd.
De vastlegging kan maar door één lid van de kascommissie worden ingevoerd. In de regel is dit de voorzitter, die namens de hele kascommissie de bevindingen deelt en akkoord geeft.
 
Actie:
  •  
Ga naar het menu kascommissie en kies voor vastlegging boekjaar:
  •  
Klik op
U krijgt nu een nieuw document voor de vastlegging van het boekjaar, waarin de volgende velden beschikbaar zijn:
  •  
datum
Hier kunt u de datum van het verslag invoeren. Standaard wordt hier de actuele datum geplaatst.
  •  
boekjaar
Hier wordt het boekjaar getoond waarvoor u het verslag maakt.
  •  
actie
Met dit veld bepaalt u welke actie het systeem uitvoert. Dit veld is cruciaal bij het bepalen van de status van de vastlegging.
Welke actie u bij deze eerste stap moet kiezen leest u verderop.
  •  
verklaring
De tekst van de vastlegging voert u in het tekstveld onderaan het scherm in.
  •  
Kies in het veld actie voor verklaring laden (niet akkoord).
In het tekstveld wordt een standaard tekst getoond.
  •  
Kies in het veld actie voor bewaren als concept.
De tekst is nu bewaard als concept, zodat u vanaf nu deze standaard tekst kunt aanpassen en kunt aanvullen met uw bevindingen
 
Als u de tekst heeft gewijzigd, kunt u deze wijzigingen vastleggen met de knop opslaan.
Met de knop terug sluit u de functie vastlegging boekjaar.
 
Als u verder wilt werken in een opgeslagen concept-tekst, opent u opnieuw vastlegging boekjaar en klikt u weer op .
Als u alle bevindingen heeft vastgelegd, gaat u verder met stap 2.
 
 
Stap 2: bevindingen vrijgeven aan beheerder
Als alle bevindingen van de kascommissie zijn vastgelegd, kunnen deze in VvEtotaal worden vrij gegeven aan de beheerder, zodat deze de vragen kan beantwoorden en eventuele correctie boekingen kan doen in het systeem.
 
Actie:
  •  
Ga naar het menu kascommissie en kies voor vastlegging boekjaar.
Klik op om het vastgelegde concept te openen.
 
Kies in het veld actie voor niet in orde bevonden.
Hiermee wijzigt u de status van de verklaring, waardoor u deze zelf niet meer kunt aanpassen.
U kunt de verklaring niet-akkoord wel inzien door op het vergrootglas te klikken.
De beheerder krijgt een melding dat er een niet-akkoord verklaring klaar staat, waar hij op moet reageren.
 
 
Stap 3: nieuwe bevindingen vastleggen n.a.v. respons beheerder
Als de beheerder heeft gereageerd op een niet-akkoord verklaring van de kascommissie, ziet u bij vastlegging boekjaar de icoon .
U kunt de reactie van de beheerder inzien door op het vergrootglas te klikken.
Als u naar aanleiding van de reactie van de beheerder nieuwe of aanvullende bevindingen of vragen heeft, voert u een nieuwe niet-akkoord verklaring in zoals beschreven in stap 1.
Daarna heeft de beheerder weer de gelegenheid om op de nieuwe bevindingen te reageren.
Als u na de antwoorden van de beheerder wel akkoord kunt gaan, voert u stap 4 uit.
 
 
Stap 4: akkoord gaan met jaarrekening
Als u akkoord bent met de gepresenteerde gegevens voor de jaarafsluiting, kunt u de verklaring voor akkoord maken, waarin ook het voorstel voor décharge is opgenomen.
Let op: als de kascommissie akkoord geeft, wordt het boekjaar definitief afgesloten en kan er niet meer in geboekt worden.
 
Actie:
  •  
Ga naar het menu kascommissie en kies voor vastlegging boekjaar:
Klik op om een nieuw document voor de vastlegging van het boekjaar te maken.
  •  
Kies in het veld actie voor verklaring laden (akkoord).
In het tekstveld wordt een standaard tekst getoond.
  •  
Kies in het veld actie voor bewaren als concept.
De tekst is nu bewaard als concept, zodat u vanaf nu deze standaard tekst kunt aanpassen en desgewenst kunt aanvullen.
  •  
Als u de tekst heeft gewijzigd, kunt u deze wijzigingen vastleggen met de knop opslaan.
Met de knop terug sluit u de functie vastlegging boekjaar.
  •  
Als u helemaal tevreden bent over de verklaring, kunt u deze definitief maken door in het veld actie te kiezen voor in orde bevonden.
Hiermee rondt u de kascontrole af en zorgt u ervoor dat het boekjaar wordt afgesloten.