Betalingsachterstanden eigenaren

Volgens de modelreglementen dienen de eigenaren hun VvE-bijdrage vooruit te betalen. Dit betekent dat de bijdrage vóór de eerste dag van de maand waarop de VvE-bijdrage betrekking heeft moet zijn bijgeschreven op de bankrekening van de VvE.

Uiteraard staat het een eigenaar vrij om meerdere termijnen tegelijkertijd vooraf te betalen.

Als de ledenbijdrage één dag te laat door de VvE is ontvangen, is er formeel al sprake van een betalingsachterstand en zou er volgens de meeste modelreglementen meteen rente verschuldigd zijn.

Binnen de meeste VvE's wordt een zekere mate van coulance toegepast en wordt een eigenaar niet direct aangesproken op de late betaling.

Als een eigenaar wordt aangesproken op de achterstand, dan zijn er verschillende stappen in het proces:

	Debiteurenbeheer Deze eerste stap in het proces maakt deel uit van het buitengerechtelijke traject. Bij debiteurenbeheer wordt de eigenaar aangesproken op de achterstand en verzocht het verschuldigde bedrag te betalen. Dit kan door de eigenaar te bellen of te mailen. Ook kunnen herinneringen en andere brieven naar de eigenaar gestuurd worden. Deze stap wordt door VvEtotaal ondersteund.
	Minnelijke (buitengerechtelijke) incassotraject Bij deze stap (ook deel van het buitengerechtelijke traject)wordt een 14-dagen (WIK) brief gestuurd. Dit is een wettelijk verplichte laatste aanmaning om de schuld alsnog binnen 14 dagen te betalen zonder extra incassokosten. Aan de 14-dagen (WIK) brief zijn specifieke eisen verbonden om hem rechtsgeldig te maken. Ook gelden er specifieke eisen voor de kosten die in rekening mogen worden gebracht. Als er niet binnen 14 dagen betaald is, dan is de betreffende eigenaar de incassokosten verschuldigd. Deze stap wordt door VvEtotaal niet ondersteund.
	Gerechtelijke traject Als het buitengerechtelijke traject niet tot betaling leidt, kan het gerechtelijke traject gestart worden door een gerechtsdeurwaarder. Er wordt dan een dagvaarding uitgereikt aan de niet-betalende eigenaar en er komt uiteindelijk een vonnis. Als de rechter de vordering toewijst en de wanbetaler betaalt nog steeds niet, kan er door de deurwaarder een “executietraject” gestart worden. Dat houdt in dat er beslag gelegd kan worden op het appartementsrecht, salaris, een bankrekening, auto enzovoorts. 1`

Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI)

Op 1 april 2024 is de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI) in werking getreden.

Volgens deze wet mogen alle buitengerechtelijke incassowerkzaamheden alleen worden verricht of aangeboden door bedrijven en personen die beschikken over een WKI-vergunning en ingeschreven staan in het Incassoregister van de screeningsautoriteit Justis.

Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zijn alle werkzaamheden om een openstaande vordering te incasseren, zonder tussenkomst van een rechter.

Denk bijvoorbeeld aan het plegen van een telefoontje of het versturen van een mailtje of een herinneringsbrief. Ook het afspreken van ee betalingsregeling valt hieronder.

Het doel van de wet is om onprofessionele, oneerlijke of agressieve incassopraktijken te voorkomen en de bescherming van debiteuren te versterken.

Ook professionele VvE-beheerders vallen onder deze wet.

Dit betekent dat alle professionele VvE-beheerders die leden van VvE's willen aanspreken op hun betalingsachterstanden, zich moeten inschrijven in het register incassodienstverlening.

De WKI bepaalt dat professionele VvE-beheerders die niet in het register staan ingeschreven, geen herinneringen, aanmaningen en andere incassozaken meer mogen verzorgen.

De WKI is niet van toepassing op zogenaamde zelfincassanten. Dit zijn schuldeisers die zelf openstaande vorderingen innen.

Zelfincassanten vallen niet onder de WKI, hebben geen registratieplicht en hoeven dus ook niet aan alle kwaliteitseisen te voldoen die in de WKI zijn opgenomen.

Een VvE kan een zelfincassant zijn als het bestuur de leden aanspreekt op de openstaande vorderingen.

Immers, het bestuur is een orgaan van de VvE en maakt dus onderdeel uit van de VvE.

Een VvE (een bestuurslid) mag dus zelf allerlei acties ondernemen richting een VvE-lid met een betalingsachterstand (bellen, mailen, schrijven).

Hierbij is het wel belangrijk dat in alle uitingen naar leden steeds voldoende duidelijk is dat de degene die het VvE-lid aanspreekt op de achterstand een geregistreerde bestuurder van de VvE is.

Daarnaast moeten de brieven die naar leden met een betalingsachterstand worden gestuurd, zijn geschreven in begrijpelijke taal.

Een VvE kan er ook voor kiezen om alle of een deel van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden uit handen te geven aan een partij die wel WKI-geregistreerd is.

Hier moeten dan specifieke afspraken over gemaakt worden en dat zal gepaard gaan met kosten.

Debiteurenbeheer in de praktijk

Binnen VvEtotaal zal het debiteurenbeheer een samenwerking zijn tussen de financieel bestuurder en de financieel beheerder.

Uiteraard kan één persoon beide rollen vervullen.

Het uitgangspunt van het debiteurenbeheer wordt gevormd door de boekingen die de financieel beheerder doet: het draaien van de (maandelijkse) prolongaties, het invoeren van individuele facturen of creditnota's voor eigenaren en het boeken van de bankmutaties.

De financieel beheerder houdt zicht op de openstaande posten en zorgt ervoor dat de debiteurenkaarten op orde zijn.

Vervolgens attendeert de beheerder de financieel bestuurder op betalingsachterstanden en kan de financieel bestuurder een eigenaar aanspreken op de achterstand.

Dit kan middels een telefoontje of e-mail, maar een financieel bestuurder kan ook vanuit VvEtotaal een aantal brieven sturen.

Een bestuurder kan ook een betalingsregeling afspreken met een eigenaar.

De beheerder heeft hierbij een ondersteunende rol:

	de beheerder maakt in samenspraak met de financieel bestuurder de templates voor de verschillende brieven die de financieel bestuurder kan gebruiken. Een template is een standaard brief waarin voor een VvE-lid specifieke gegevens worden gezet.
	de beheerder voert de gegevens van de VvE met betrekking tot het debiteurenbeheer in. Denk bijvoorbeeld het telefoonnummer en het e-mailadres waarop de bestuurder bereikbaar is. Deze gegevens kunnen in de templates worden opgenomen.
	de beheerder zorgt ervoor dat de instellingen voor de eigenaren juist zijn. Zo kan worden ingesteld dat een eigenaar de brieven die vanuit debiteurenbeheer worden verstuurd via de e-mail ontvangt.
	de beheerder voert de door de financieel bestuurder met een VvE-lid afgesproken betalingsregeling in.

De financieel bestuurder kan de volgende brieven versturen vanuit VvEtotaal:

	herinnering Dit is in principe een vriendelijke en goed leesbare brief aan de eigenaar waarin wordt gewezen op een betalingsachterstand. Zie Aanmaken herinnering.
	aankondiging Deze brief aan de eigenaar bevat een aankondiging van het voornemen om de betalingsachterstand uit handen te geven aan een geregistreerde partij die de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden mag verrichten. Zie: Aanmaken aankondiging
	inschakelen WKI-partij Dit is een brief die gericht is aan een WKI-geregistreerde partij, waarin de vordering door het bestuur uit handen wordt gegeven. Zie: Inschakelen WIK-partij

Bovenstaande brieven zijn onafhankelijk van elkaar te maken: de financieel bestuurder heeft de flexibiliteit om zelf te kiezen welke brief gestuurd zal worden naar een eigenaar met een betalingsachterstand.

Een aantal voorbeelden:

	De financieel bestuurder stuurt eerst een aantal keer een herinnering, voordat een verdere stap wordt genomen;
	De financieel bestuurder kan er voor kiezen om geen herinnering te sturen, maar meteen de aankondiging te versturen naar de eigenaar met een betalingsachterstand;
	De financieel bestuurder doet zelf geen debiteurenbeheer, maar verstuurt meteen een aanmelding naar een WKI-geregistreerde;
	Het bestuur maakt helemaal geen gebruik van de module Debiteurenbeheer.

Zolang de behandeling van een betalingsachterstand niet uit handen is gegeven aan een WKI-partij, kan de financieel bestuurder met de eigenaar een betalingsregeling afspreken.

De financieel bestuurder informeert de beheerder over de betalingsregeling, zodat deze de regeling kan vastleggen in VvEtotaal.

Hierbij is het mogelijk om de afgesproken betalingen te incasseren, maar alleen als het incassomandaat en contract met de bank dit toelaat.

Het bestuur van de VvE zou als zelfincassant ook de zogenaamde 14-dagen (WIK) brief kunnen sturen.

De module Debiteurenbeheer in VvEtotaal ondersteunt het aanmaken van een WIK-brief niet.

Mailverzending

Vanuit debiteurenbeheer worden automatisch mails verstuurd:

	Bij het maken van een herinnering krijgt de eigenaar deze via mail, mits voor deze eigenaar een e-mailadres is ingevoerd en het versturen van dit type mail is aangevinkt op de kaart van de eigenaar. Als voor een eigenaar het veld e-mail administratie is ingevoerd, dan gaat de mail met de herinnering naar dit mailadres. Als de eigenaar geen e-mailadres heeft of het vinkje versturen debiteurenbeheer staat niet aan, dan krijgt de bestuurder een mail, waarin staat dat de betreffende eigenaar de herinnering niet per mail kan ontvangen. De bestuurder (debiteurenbeheerder) kan de herinnering (die als bijlage is meegestuurd) dan uitprinten en op een andere manier aan de eigenaar sturen. De mail aan de bestuurder wordt gestuurd naar het e-mailadres voor debiteurenbeheer.
	Bij het maken van een aankondiging krijgt de eigenaar deze via mail, mits voor deze eigenaar een e-mailadres is ingevoerd en het versturen van dit type mail is aangevinkt op de kaart van de eigenaar. Als voor een eigenaar het veld e-mail administratie is ingevoerd, dan gaat de mail met de aankondiging naar dit mailadres. Als de eigenaar geen e-mailadres heeft of het vinkje versturen debiteurenbeheer staat niet aan, dan krijgt de bestuurder een mail, waarin staat dat de betreffende eigenaar de aankondiging niet per mail kan ontvangen. De bestuurder (debiteurenbeheerder) kan de aankondiging (die als bijlage is meegestuurd) dan uitprinten en op een andere manier aan de eigenaar sturen. De mail aan de bestuurder wordt gestuurd naar het e-mailadres voor debiteurenbeheer.
	Bij het maken van een aanmelding krijgt de bestuurder (debiteurenbeheerder) deze via mail op het e-mailadres voor debiteurenbeheer. De bestuurder stuurt de aanmelding door naar de WKI-partij waarvoor de aanmelding is bedoeld. De eigenaar krijgt voor deze aanmelding ter info een eigen mail. Als voor een eigenaar het veld e-mail administratie is ingevoerd, dan gaat de mail met de aankondiging naar dit mailadres.

De mails die vanuit debiteurenbeheer worden verstuurd, worden verzonden vanuit het (alias)mailadres van de beheerder en kunnen helaas niet verstuurd worden niet vanuit het speciale mailadres voor debiteurenbeheer.

Dit heeft te maken met de algemeen gehanteerde regels voor het herkennen en blokkeren van spam (zie ook: Instellingen beheerder)

Als er mail wordt verstuurd vanuit VvEtotaal, dan wordt dit gedaan vanaf de mailserver van VvEtotaal.

Bij de ontvangende partij is er dan een controle waarin gekeken wordt of het mailadres van de afzender bij de verzendende mailserver hoort.

Als dat niet zo is, wordt de mail als spam gezien en niet afgeleverd bij de geadresseerde.

Zo zal bijvoorbeeld een mail van afzender VvEdeZomaarstraat@gmail.com die vanuit VvEtotaal is verstuurd worden geweigerd, omdat de verzendende mailserver vvetotaal.nl is en niet gmail.com.

In de mails wordt duidelijk gemaakt dat de mail verstuurd is namens het bestuur van de VvE en dat bij vragen of opmerkingen uitsluitend contact moet worden opgenomen met het bestuur.