BTW aftrek voor ondernemers

 
De meeste VvE's zijn niet-BTW-plichtig, wat betekent dat de VvE de betaalde BTW niet in aftrek kan brengen bij de belastingdienst.
In dat geval kunnen -onder specifieke voorwaarden- ondernemers die lid zijn van een VvE hun deel van de door de VvE betaalde BTW zelf  in aftrek nemen in hun eigen onderneming.
 
Deze voorwaarden zijn beschreven in de Staatcourant van 6 december 2011:
  •  
De Vereniging van Eigenaren kwalificeert voor de BTW-heffing niet als ondernemer.
  •  
De aftrek door de leden-ondernemers vindt plaats naar rato van de financiële bijdrage van de desbetreffende ondernemer aan de Vereniging en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen (m.n. artikel 15 van de wet en de artikelen 11 t/m 14a van de beschikking).
  •  
De leden-ondernemers nemen voor de BTW-heffing ten aanzien van de desbetreffende goederen alle rechten en verplichtingen op zich alsof de BTW aan hen in rekening is gebracht en alsof zij de beschikkingsmacht over het goed hebben verworven.
 
(disclaimer: deze online help wordt niet continue aangepast en het is derhalve aan de beheerder om te bepalen of deze voorwaarden nog actueel zijn)
 
Vanuit VvEtotaal kan een overzicht gemaakt worden van de geboekte inkoopfacturen en het aandeel van de eigenaar in de betaalde BTW.
Dit overzicht bestaat uit twee elementen:
  • een specificatie van het aandeel BTW per appartementsrecht.
  • een overzicht van alle geboekte inkoopfacturen.
 
Let op: dit overzicht wordt gemaakt op basis van de registratie van de betaalde BTW buiten de grootboekadministratie in aparte tabellen.
Er is dus geen sprake van het boeken van de BTW.
Dit wordt alleen gedaan voor BTW-plichtige VvE's en daarvoor geldt de hier beschreven mogelijk tot aftrek niet.
 
De registratie van de betaalde BTW gebeurt in hoofdzaak bij het boeken van inkoopfacturen (zie ook Inkoopfacturen invoeren).
Bij het invoeren van een inkoopfactuur moet in dat geval in iedere boekingsregel:
  •  
het ex. BTW-bedrag en de BTW-indicator (H of L) worden ingevoerd.
Hiermee bepaalt het systeem het BTW-bedrag.
  •  
een verdeelsleutel worden geselecteerd.
Hiermee bepaalt het systeem wat het aandeel is voor een object.
Hierbij wordt overigens geen rekening gehouden met een eventuele overdracht van het object. Het overzicht bevat alle betaalde BTW gedurende een kalenderjaar en het is aan de ondernemer zelf om op basis van het overzicht van de facturen zelf te bepalen welke bedragen hij wel of niet mag aftrekken.
 
Het kan voorkomen dat niet alle betaalde bedragen als inkoopfactuur zijn geboekt (bijvoorbeeld automatische incasso's of betaalde bankkosten).
Deze bedragen worden veelal bij het boeken van de bank direct op het grootboek geboekt.
Als de BTW aftrek voor ondernemers is geactiveerd, kan de registratie van de BTW bij boeken bank gedaan worden (zie Bankmutaties verwerken).
Hierbij is het essentieel dat bij iedere boeking een crediteur, verdeelsleutel en BTW-code wordt meegegeven. Als een van deze gegevens ontbreekt, wordt een bankboeking niet meegenomen in de BTW aftrek.
 
Als de beheerder de aftrek BTW gedurende het boekjaar heeft geactiveerd, is niet van alle betalingen de BTW geregistreerd in VvEtotaal.
In dat geval kan voor deze betalingen via een speciale scherm de betaalde BTW toch ingevoerd worden in VvEtotaal, zodat het overzicht van het aandeel in de BTW toch volledig is.
 
 
Instellingen voor BTW aftrek
Om de functionaliteit voor BTW aftrek te kunnen gebruiken, moet in VvEtotaal:
  •  
De parameter BTW aftrek aangevinkt zijn.
Zie: Boekjaar en overige parameters
  •  
Het veld BTW aftrek aangevinkt zijn voor de eigenaren voor wie de BTW aftrek van toepassing is.
Zie: Basisgegevens eigenaar.
 
 
Lay-out van het overzicht aftrek BTWr
Als beheerder heeft u de mogelijkheid om het uiterlijk van het overzicht BTW aftrek zelf te bepalen.
U hebt hierbij controle over:
  •  
De locatie van specifieke gegevens, bijvoorbeeld de naw-gegevens van de eigenaar, zodat deze voor het venster van uw envelop zit.
  •  
De inhoud van het overzicht. Hierbij dient u onderscheid te maken tussen vrije tekst en data-velden die door het systeem in uw vrije tekst worden ingevoegd, bijvoorbeeld de naam van de eigenaar.
 
Uiteraard hoeft u de lay-out van het overzicht slechts eenmalig in te stellen. Indien gewenst kunt u een lay-out kopiëren van de ene VvE naar de andere.
Voor een beschrijving van aanpassen van de lay-out van het overzicht inclusief de beschikbare variabelen, zie Templates.
In de lay-out zijn deze twee specifieke variabelen beschikbaar:
[BTWAFTREKOBJECT]
De specificatie van het aandeel BTW per appartementsrecht
[BTWAFTREKFACTUUR]
Het overzicht van alle geboekte inkoopfacturen
 
 
Overzicht BTW aftrek
Het overzicht voor de BTW aftrek is alleen zichtbaar voor de beheerders middels de functie:
Deze functie wordt overigens alleen getoond als de BTW aftrek is geactiveerd middels de parameter  BTW aftrek (Boekjaar en overige parameters).
Hieronder worden de verschillende functionaliteiten binnen deze functie beschreven:
  • gegevens toevoegen van 'aftrekbare' betalingen die niet als zodanig in VvEtotaal zijn geboekt;
  • overzichten inzien op scherm;
  • overzichten verzenden naar eigenaren.
 
Gegevens importeren
Het kan zijn dat niet alle betalingen waarvoor de BTW door eigenaren kan worden afgetrokken in VvEtotaal zijn geboekt.
Bijvoorbeeld omdat:
  •  
de beheerder in de loop van het jaar de functionaliteit BTW aftrek heeft geactiveerd.
Hierdoor is voor de reeds geboekte inkoopfacturen of de reeds geboekte bankboekingen de BTW niet geregistreerd in VvEtotaal.
  •  
de VvE in het jaar waarvoor het overzicht moet worden gemaakt nog niet in VvEtotaal was ingevoerd.
In dat geval kan via een speciale functie de in VvEtotaal geregistreerde BTW aangevuld worden.
 
Actie
Om 'aftrekbare' betalingen die niet als zodanig in VvEtotaal zijn geboekt toe te voegen aan de tabellen voor BTW aftrek:
  •  
Ga naar beheerder-overzicht BTW aftrek:
  •  
Kies in het veld Overzicht voor het boekjaar waarvoor u gegevens wilt toevoegen.
U ziet een overzicht van reeds geregistreerde betalingen.
Hier kunt u regels aan toe voegen.
  •  
Voer de gegevens in en klik op opslaan om de invoer vast te leggen..
Als in een factuur meerdere BTW tarieven voorkomen, verdeel de factuur dan over meerdere regels.
Let op dat u alle velden invoert; als u een veld leeg laat, wordt de betreffende regel niet meegenomen in de BTW aftrek.
De volgende gegevens zijn beschikbaar:
  •  
factuurnummer
Het factuurnummer waar deze regel betrekking op heeft.
  •  
btw bedrag
Voer hier het BTW bedrag in.
  •  
crediteur
Selecteer hier de betreffende crediteur.
  •  
verdeelsleutel (niet verplicht)
Selecteer hier de verdeelsleutel die gebruikt wordt om per eigenaar het aandeel te bepalen.
  •  
BTW
Kies het BTW tarief dat van toepassing is op de betreffende regel in het bestand.
 
 
 
Overzicht inzien en versturen
Het overzicht voor de BTW aftrek kan op het scherm geopend worden, waarbij de beheerder kan kiezen om dit voor een specifieke eigenaar of voor alle eigenaren te doen.
Daarnaast is het mogelijk om het overzicht voor alle eigenaren in hun persoonlijk dossier te plaatsen en tegelijkertijd te versturen via de mail.
 
Actie
Om een overzicht voor de BTW aftrek in te zien of op te sturen:
  •  
Ga naar beheerder-overzicht BTW aftrek:
  •  
Voor het inzien van het overzicht voor één eigenaar:
 
Kies het kalenderjaar waarvoor u het overzicht wilt zien.
  •  
Selecteer de eigenaar in het veld kies eigenaar.
Klik op de knop PDF eigenaar op scherm.
  •  
Voor het inzien van het overzicht voor alle eigenaren:
 
Kies het kalenderjaar waarvoor u het overzicht wilt zien.
  •  
Klik op de knop PDF alle eigenaren op scherm.
  •  
Om het overzicht oor alle eigenaren in hun persoonlijk dossier te plaatsen en tegelijkertijd te versturen via de mail:
  •  
Klik op de knop mail alle eigenaren en naar dossier