Debiteurenbeheer

 
 
Op 1 april 2024 is de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI) in werking getreden.
Volgens deze wet mogen alle buitengerechtelijke incassowerkzaamheden alleen worden verricht of aangeboden door bedrijven en personen die beschikken over een WKI-vergunning en ingeschreven staan in het Incassoregister van de screeningsautoriteit Justis.
 
Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zijn alle werkzaamheden om een openstaande vordering te incasseren, zonder tussenkomst van een rechter.
Denk bijvoorbeeld aan het plegen van een telefoontje of het versturen van een mailtje of een herinneringsbrief. Ook het afspreken van ee betalingsregeling valt hieronder.
Het doel van de wet is om onprofessionele, oneerlijke of agressieve incassopraktijken te voorkomen en de bescherming van debiteuren te versterken.
 
Ook professionele VvE-beheerders vallen onder deze wet.
Dit betekent dat alle professionele VvE-beheerders die leden van VvE's willen aanspreken op hun betalingsachterstanden, zich moeten inschrijven in het register incassodienstverlening.
De WKI bepaalt dat professionele VvE-beheerders die niet in het register staan ingeschreven, geen herinneringen, aanmaningen en andere incassozaken meer mogen verzorgen.
 
De WKI is niet van toepassing op zogenaamde zelfincassanten. Dit zijn schuldeisers die zelf openstaande vorderingen innen.
Zelfincassanten vallen niet onder de WKI, hebben geen registratieplicht en hoeven dus ook niet aan alle kwaliteitseisen te voldoen die in de WKI zijn opgenomen.
 
Een VvE kan een zelfincassant zijn als het bestuur de leden aanspreekt op de openstaande vorderingen.
Immers, het bestuur is een orgaan van de VvE en maakt dus onderdeel uit van de VvE.
Hierbij is het wel belangrijk dat in alle uitingen naar leden steeds voldoende duidelijk is dat de degene die het VvE-lid aanspreekt op de achterstand een geregistreerde bestuurder van de VvE is.
Daarnaast moeten de brieven die naar leden met een betalingsachterstand worden gestuurd, zijn geschreven in begrijpelijke taal.
 
Een VvE kan er ook voor kiezen om alle of een deel van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden uit handen te geven aan een partij die wel WKI-geregistreerd is.
Hier moeten dan specifieke afspraken over gemaakt worden en dat zal gepaard gaan met kosten.
 
In de praktijk zal het debiteurenbeheer dus een samenwerking zijn tussen de beheerder en een financieel bestuurder, waarbij één persoon beide rollen kan vervullen.
  •  
De financieel bestuurder verzorgt de contacten met een VvE-lid met een betalingsachterstand en verstuurt desgewenst vanuit VvEtotaal brieven over achterstanden.
Zie: Betalingsachterstanden eigenaren
  •  
De beheerder is meer 'op de achtergrond' actief en zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens beschikbaar zijn voor de financieel bestuurder.
Denk hierbij niet alleen aan het inrichten van templates en het invoeren van de juiste gegevens van de VvE (zie: Instellingen debiteurenbeheer), maar ook aan het boeken van prolongaties, debiteurenfacturen en bankmutaties.
De financieel beheerder informeert de financieel bestuurder over de actuele stand van de openstaande posten, zodat deze eigenaren kan aanspreken op een achterstand.
 
Binnen debiteurenbeheer zijn onderstaande specifieke functionaliteiten beschikbaar voor de financieel beheerder, waardoor u:
  •  
inzicht heeft in openstaande posten of debiteurenkaarten van een individuele eigenaar.
Deze overzichten puur informatief.
Zie: Individuele openstaande posten en debiteurenkaarten
  •  
inzicht heeft in de openstaande posten van alle eigenaren, zodat u openstaande posten van debiteuren kunt samenvoegen of afboeken.
Zie: Openstaande posten debiteuren.
  •  
het saldo overzicht debiteuren en alle individuele debiteurenkaarten kunt downloaden.
Zie: Export overzichten debiteuren.
  •  
op instructie van een financieel bestuurder betalingsregelingen kunt vastleggen.
Zie: Betalingsregelingen