Importeren gegevens

Bij het inrichten van een nieuwe VvE kunt u gebruik maken van de mogelijkheid om gegevens te importeren vanuit een excel-bestand.

De volgende imports zijn beschikbaar:

grootboekrekeningen
verdeelsleutels en bijdragen
objecten
rekeningen VvE
eigenaren

De wijze waarop de import werkt, is steeds hetzelfde. Het is de inhoud van de bestanden die varieert.

Als u alle imports wilt gebruiken, is het belangrijk dat u de volgorde aanhoudt die hierboven is beschreven. Als u een enkele import wilt gebruiken, dan moet u ervoor zorgen dat de informatie uit de imports die ervoor zouden komen al in VvEtotaal aanwezig is.

Om bijvoorbeeld de verdeelsleutels en bijdragen te kunnen importeren, moeten de grootboekrekeningen voor de VvE al zijn toegevoegd (vanuit de basis-VvE, handmatig ingevoerd of middels de import).

Hieronder worden specifieke zaken beschreven die belangrijk zijn voor de import, maar er wordt geen uitgebreide informatie gegeven over de in te voeren gegevens.

Daarvoor wordt verwezen naar de betreffende paragrafen in deze handleiding.

Actie

Om een import te doen:

	Ga in naar inrichten vereniging-onderhoud VvE:
	Ga naar de tab import.
	Klik op het bestand dat u wilt downloaden naar uw pc. Open het bestand in excel.
	Voer de gegevens in het excel-bestand in. Zorg ervoor dat u geen kolommen toevoegt en niets wijzigt aan de kolom-koppen op de eerste rij. Tot slot is het belangrijk dat u het nummer van de VvE in iedere regel opneemt. Dit nummer zorgt ervoor dat de regel voor de juiste VvE wordt geïmporteerd.
	Als het excel-bestand klaar is, ga dan weer naar de tab import in inrichten vereniging-onderhoud VvE. Klik op kies bestand om te importeren en selecteer het bestand vanaf uw eigen pc. VvEtotaal importeert de gegevens en opent de bijbehorende functie zodat u de import kunt controleren en de gegevens waar nodig kunt aanvullen.

Import grootboekrekeningen

De informatie die kan worden vastgelegd voor grootboekrekeningen wordt uitgebreid besproken in de paragraaf Grootboekstelsel.

Specifiek voor de import van de grootboekrekeningen:

vve

Het volgnummer van de VvE moet in iedere regel opgenomen zijn. Wijzig dit nummer niet!

Nadat het bestand is geïmporteerd moet u nog aangeven welke grootboekrekeningen meegerekend moeten worden bij het bepalen van het aandeel in de reserve en welke grootboekrekeningen bankrekeningen betreffen.

Import verdeelsleutels en bijdragen

Voor een uitgebreide beschrijving van de in te voeren velden, zie Verdeelsleutels en bijdragen.

Specifiek voor de import van de verdeelsleutels en bijdragen:

	vve Het volgnummer van de VvE moet in iedere regel opgenomen zijn. Wijzig dit nummer niet!
	grootboek Vul hier het nummer in van de grootboekrekening waar de bijdrage op geboekt moet worden. Zorg ervoor dat u een grootboeknummer gebruikt die voorkomt in het grootboekstelsel van deze VvE.

Import objecten

Voor meer informatie over de gegevens die kunnen worden vastgelegd voor een object, zie Objecten.

Specifiek voor de import van de objecten:

	vve Het volgnummer van de VvE moet in iedere regel opgenomen zijn. Wijzig dit nummer niet!
	type Dit is de omschrijving van de verdeelsleutel zoals reeds ingevoerd in VvEtotaal. Gebruik hier dus geen omschrijving die niet voorkomt bij deze VvE. De waarde die in de excel is ingevoerd is slechts een voorbeeld.

Import bankrekeningen VvE

Voor een uitgebreide beschrijving van de in te voeren velden, zie Bankrekeningen VvE.

Specifiek voor de import van de rekeningen:

vve

Het volgnummer van de VvE moet in iedere regel opgenomen zijn. Wijzig dit nummer niet!

Nadat het bestand is geïmporteerd moet u nog een aantal zaken toevoegen:

een eventueel incassant-ID
de selectie van de standaard rekening
de selectie van de bijbehorende grootboeknummers

Import eigenaren

Voor een uitgebreide beschrijving van de in te voeren velden, zie Basisgegevens.

Specifiek voor de import van de rekeningen:

	vve Het volgnummer van de VvE moet in iedere regel opgenomen zijn. Wijzig dit nummer niet!
	aanhef Zorg ervoor dat u een aanhef invoert die bij deze VvE is ingevoerd. Zie Aanhef.
	betaalwijze Voer hier overschrijving of incasso in.
	datum van Voer hier de gewenste startdatum -1 in. Dus als de VvE op 1-1-2021 start, voer dan 31-12-2020 in
	datum t/m Voer hier 31-12-2035 in. Dit is een fictieve einddatum die in het pakket wordt gebruikt. Deze datum zal tzt gewijzigd worden in een datum verder in de toekomst.

Nadat het bestand is geïmporteerd moet u de gegevens van de eigenaren goed controleren en waar nodig aanvullen.

U moet in ieder geval rechten verlenen:

	Ga in naar inrichten vereniging-onderhoud VvE:
	Ga naar de tab eigenaren. Voor iedere eigenaar:

	Open de kaart van de eigenaar en ga naar de tab rechten.
	Kies de rechten voor de eigenaar en klik opslaan.
	Klik direct op de tab eigenaren bij de VvE en open de kaart van de volgende eigenaar.