Instellingen boeken bankmutaties

 

Voor iedere bankrekening van de VvE, moet een corresponderende grootboekrekening worden gemaakt (zie Grootboekstelsel).

Belangrijk hierbij is het veld bank, dat wordt aangevinkt als de grootboekrekening betrekking heeft op een bankrekening. Mutaties via de bank kunnen alleen geboekt worden op grootboekrekeningen waarvoor dit vinkje ‘aan’ staat.

 

Vervolgens moet iedere rekening waarvoor CAMT053-bestanden worden ingelezen of waarvoor een handmatig bankboek wordt ingevoerd, zijn toegevoegd aan de tabel rekeningen VvE (zie Bankrekeningen). Als een rekening niet in deze tabel is ingevoerd, kunnen de bankmutaties niet worden verwerkt in VvEtotaal.

 

VvEtotaal bevat een tabel waarin alle in Nederland opererende banken zijn opgenomen.

Als de VvE een rekening aanhoudt bij een bank die niet in deze tabel staat, kan de super-user deze bank toevoegen (zie: Banken).

 

 

Het is mogelijk om een automatische bankkoppeling tot stand te brengen, in plaats van de CAMT053 zelf te downloaden en in te lezen in VvEtotaal.

Hierbij worden bankmutaties 's nachts automatisch ingelezen in VvEtotaal.

Deze bankkoppeling kan gebruikt worden voor de 4 grote banken: ING, Rabobank, ABNAMRO en SNS.

Overigens is het afhankelijk van de aanlevering door de bank wanneer de mutaties worden ingelezen. Meestal worden de mutaties in de nacht na de boekdatum door de bank aangeleverd, maar in sommige gevallen kan dat een of meer nachten later zijn.

 

De automatische bankkoppeling wordt verzorgd in samenwerking met Intelly, een gespecialiseerd bedrijf dat jarenlange ervaring heeft met dergelijke koppelingen tussen banken en  boekhoudpakketten.

Als u gebruik wilt maken van de automatische koppeling met uw bank, moet er eerst een aanvraag procedure worden doorlopen waarbij er onder andere een contract moet worden gesloten tussen de VvE, Intelly en de bank.

VvEtotaal BV kan deze procedure op uw verzoek opstarten.

 

Aan de automatische bankkoppeling zijn kosten verbonden voor de dienstverlening van Intelly. Dit zijn eenmalige aansluitkosten en een bedrag per aangeleverde bankmutatie.

VvEtotaal BV rekent geen extra kosten voor de automatische bankkoppeling.

 

Bij het automatisch afletteren kijkt het systeem of een bankmutatie gekoppeld kunnen worden aan bijvoorbeeld een openstaande post debiteuren of een openstaande post crediteuren. Het systeem toont een lijst van voorgestelde koppelingen, die u alleen maar hoeft te bevestigen om de gekoppelde bankmutaties te verwerken. Zie ook: Bankmutaties verwerken.

Om automatisch afletteren te kunnen gebruiken, moet deze functionaliteit aangezet worden in de parameters van de VvE. Zie hiervoor: Boekjaar en overige parameters.    

 

Als u gebruik maakt van automatisch afletteren (zie ook de uitleg bij Bankmutaties), worden bankmutaties aan openstaande posten debiteuren of crediteuren gekoppeld.

Een van de match-criteria die hierbij gebruikt worden, is het rekeningnummer van de eigenaar/leverancier.

U kunt bij de gegevens van de eigenaar meerdere bankrekeningnummers vastleggen (zie Bankrekening eigenaar).

Voor een crediteur kunt u één bankrekeningnummer vastleggen (zie Leveranciers toevoegen en wijzigen).

 

Als een eigenaar een betaling doet van een tot dusver onbekend rekeningnummer, kan dit rekeningnummer vanuit het boeken van de bank worden toegevoegd aan de gegevens van de eigenaar. U hoeft dan niet eerst deze functie te verlaten om het rekeningnummer zelf toe te voegen.

Als de VvE een bedrag betaalt aan of ontvangt van een leverancier op een tot dusver onbekend rekeningnummer, kan dit ook vanuit het boeken van de bank worden toegevoegd aan de gegevens van de crediteur. Hierbij wordt het voor een crediteur vastgelegde rekeningnummer overschreven door het rekeningnummer uit de bankboeking.

 

Om het aanvullen van onbekende rekeningnummer te kunnen gebruiken, moet deze functionaliteit aangezet worden in de parameters van de VvE. Zie hiervoor: Boekjaar en overige parameters.    

 

Bankmutaties kunnen automatisch worden verwerkt, onder andere door het definiëren van importregels.

Hierbij kan de beheerder VvEtotaal laten zoeken op een specifieke tekst in de omschrijving van een nog niet verwerkte bankmutatie en deze mutatie vervolgens op een specifieke grootboekrekening laten boeken.

Belangrijk is dat de gekozen tekst uniek is, bijvoorbeeld een incassantID of een klantnummer. Als u een te algemene tekst invoert bij een importregel (bv. 'periode'), dan kan een bankboeking op het verkeerde grootboek geboekt worden.

Om een importregel te definiëren:

 

Als voor een VvE de BTW aftrek voor ondernemers is geactiveerd, dan worden er in het scherm importregels drie extra velden getoond: