Instellingen debiteurenbeheer

Om een financieel bestuurder de mogelijkheid te bieden brieven te versturen inzake betalingsachterstanden van eigenaren (zie: Betalingsachterstanden eigenaren), moet het systeem op de juiste manier en met de juiste gegevens zijn ingericht.

Templates

Als beheerder heeft u de mogelijkheid om in overleg met het bestuur het uiterlijk en de inhoud van de brieven voor debiteurenbeheer zelf te bepalen.

U heeft hierbij controle over:

	De locatie van specifieke gegevens, bijvoorbeeld de naw-gegevens van de debiteur, zodat deze voor het venster van uw envelop zit.
	De inhoud van de brief. Hierbij dient u onderscheid te maken tussen vrije tekst en data-velden die door het systeem in uw vrije tekst worden ingevoegd, bijvoorbeeld de naam van de eigenaar.

Uiteraard hoeft u de lay-out van de brieven slechts eenmalig in te stellen. Indien gewenst kunt u een lay-out kopiëren van de ene VvE naar de andere.

Voor een beschrijving van het aanpassen van de lay-out van de brieven, zie Templates.

De volgende templates worden gebruikt binnen de functie debiteurenbeheer:

	herinnering
	aankondiging van het uit handen geven van een vordering aan een WKI-partij
	aanmelding bij WKI-partij

Gegevens debiteurenbeheer

Binnen de WKI is de VvE zelfincassant, waarbij het belangrijk is dat het bestuur van de VvE een eigenaar aanspreekt op de betalingsachterstand.

In de brieven die verstuurd worden, moeten de contactgegevens vermeld zijn van de bestuurder die vanuit de VvE verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer.

Om te voorkomen dat er in de brieven geen privé-gegevens van deze bestuurder gebruikt hoeven te worden, zijn er bij de parameters van de VvE aparte velden beschikbaar voor e-mail en telefoonnummer debiteurenbeheer. (Zie: Basisgegevens).

Brieven debiteurenbeheer per e-mail naar eigenaar?

De brieven die in debiteurenbeheer worden gemaakt, worden altijd in het persoonlijke dossier van de eigenaar opgeslagen.

U kunt zelf bepalen of u deze brieven ook per e-mail aan een eigenaar wilt verzenden (zie Basisgegevens eigenaren).

Als een brief niet per e-mail aan de eigenaar wordt verzonden, dan wordt deze brief naar het e-mailadres voor debiteurenbeheer gestuurd zodat de financieel bestuurder de brief via de post kan verzenden.

Posten uitsluiten voor debiteurenbeheer

Bij het maken van de brieven voor debiteurenbeheer worden openstaande posten geselecteerd die op basis van een peildatum gekwalificeerd kunnen worden als achterstallig.

Er kunnen redenen zijn om specifieke openstaande posten niet te selecteren voor het maken van een dergelijke brief:

	Er is sprake van een betalingsregeling. Openstaande posten waarvoor een betalingsregeling is afgesproken, kunnen worden uitgesloten voor debiteurenbeheer. Zie: Betalingsregelingen.
	Er is een andere reden, u heeft bijvoorbeeld een dispuut met de eigenaar over een openstaande post.

De financieel bestuurder kan in de functie debiteurenbeheer een post uitsluiten, waardoor deze niet wordt genoemd in een brief.

Een beheerder kan een openstaande post ook uitsluiten voor debiteurenbeheer:

	Ga naar beheerder–debiteurensaldo-openstaanden postenlijst totaal
	Vink hier voor de betreffende openstaande post(en) het veld niet aanmanen aan en klik op opslaan.

Instellingen WKI-partij

U moet voor iedere VvE een WKI-partij (ook incassobureau genoemd) selecteren.

Deze partij wordt genoemd in de aankondiging van het uit handen geven van een vordering.

Maar u kunt de vordering uiteindelijk uit handen geven aan deze partij, middels de brief aanmelding bij WKI-partij.

	Het incassobureau moet zijn toegevoegd als leverancier en moet de SBI-code Kredietinformatie en incassobureaus hebben (zie Leveranciers toevoegen en wijzigen). Alleen leveranciers met deze SBI-code kunnen geselecteerd worden bij debiteurenbeheer.
	Om een incassobureau te selecteren, kiest u deze in de functie debiteurenbeheer in het veld kies incassobureau. In dit veld ziet u alleen de leveranciers met SBI-code Kredietinformatie en incassobureaus. Een financieel bestuurder kan het incassobureau hier ook selecteren.