Memoriaal batch maken

Bijna alle boekingsbestanden worden door VvEtotaal automatisch gemaakt vanuit de verwerking van prolongaties, losse facturen, inkoopfacturen of bankboekingen.

Een memoriaal batch is een boekingsbestand dat u zelf kunt maken en waarin een bedrag wordt overgeboekt van de ene grootboekrekening naar de andere grootboekrekening.

U gebruikt een memoriaal batch bijvoorbeeld om een handmatige dotatie aan de reserve te boeken of wanneer u een bedrag uit de reserve wilt halen ten gunste van uitgevoerd planmatig onderhoud.

Het invoeren en boeken memoriaal batches wordt gedaan in de functie batches en memoriaal:

Binnen deze functie heeft u een knop boeken memoriaal, waarmee u het scherm boeken memoriaal opent:

Als er voor de actieve VvE memoriaal batches zijn ingevoerd die nog niet zijn verwerkt, dan ziet u deze in het scherm boeken memoriaal.

Als u in inrichten vereniging-instellingen vvetotaal-onderhoud beheerder de parameter boeken over vereniging heen heeft aangevinkt, dan kunt u in het scherm boeken memoriaal voor alle voor u beschikbare VvE's een memoriaal batch maken.

Als de parameter boeken over vereniging heen uit staat, kunt u alleen memoriaal batches maken voor debiteuren uit de VvE waarvan de administratie actief is. U ziet in het scherm boeken memoriaal dan alleen de nog niet verwerkte batches voor de actieve VvE. In dit geval heeft u ook geen keuzelijst met VvE's bovenaan het scherm.

Zie voor meer informatie over deze parameter: Instellingen beheerder.

Invoeren memoriaal batch

In een memoriaalbatch kunt u een bedrag overboeken van de ene naar de andere grootboekrekening.

Hierbij kunt u op bijna alle grootboekrekeningen boeken, behalve op de grootboekrekeningen die zijn aangevinkt voor bankboek (zie ook: Grootboekstelsel).

Bankboekmutaties kunnen alleen gemaakt worden vanuit boeken bank (zie: Bankmutaties).

Actie

Voer de volgende handelingen uit om een memoriaal batch in te voeren en verwerken:

	Ga naar beheerder-batches en memoriaal
	Als de parameter boeken over vereniging heen aan staat, kies dan in de lijst van VvE's de VvE waarvoor u een memoriaal batch wilt toevoegen. Als deze parameter uit staat, zal het systeem de memoriaal batch maken voor de actieve VvE. Klik op boeken memoriaal.
	Klik in het scherm boeken memoriaal op nieuwe batch. Voer de volgende gegevens in:

	beginbalans Dit veld vinkt u alleen aan als u de beginbalans wilt invoeren
	boekingsdatum De boekingsdatum bepaalt in welk boekjaar een factuur wordt geboekt. Het systeem vult hier standaard de actuele datum in, maar desgewenst kunt u deze datum aanpassen. Met name rond de jaarwisseling, wanneer het lopende boekjaar nog niet is afgesloten en er ook al in het nieuwe boekjaar wordt geboekt, is het belangrijk om goed na te denken over de boekingsdatum:

	Als u in het nieuwe kalenderjaar een memoriaal batch invoert die moet worden meegenomen in de boekhouding van het nog niet afgesloten boekjaar, dan moet u een boekingsdatum invoeren die in het lopende boekjaar valt. Denk bijvoorbeeld aan dotaties aan de reserve of het inzetten van de reserve voor uitgevoerd planmatig onderhoud.
	As u in het "oude"' aflopende kalenderjaar een memoriaal batch invoert die moet worden meegenomen in de boekhouding van het komende boekjaar, dan moet u een boekingsdatum invoeren die in het nieuwe boekjaar valt.

omschrijving

De omschrijving van de batch.

Voer vervolgens de boekingsregels in, totdat de balans in evenwicht is (totaal debet en totaal credit gelijk).

Gebruik hiervoor de volgende velden:

	grootboekrekening Kies de grootboekrekening uit de lijst
	debiteur of crediteur Als u bij grootboekrekening gekozen heeft voor Debiteuren of Crediteuren, kunt u in een vervolgveld de debiteur of crediteur kiezen voor wie de regel wordt ingevoerd. Voor deze debiteur of crediteur wordt vervolgens een openstaande post in de sub-administratie toegevoegd. Als u bij grootboekrekening niet heeft gekozen voor Debiteuren of Crediteuren, dan toont het systeem in dit veld de omschrijving van de grootboekrekening.
	omschrijving De omschrijving van de boekingsregel. Als u hier geen waarde invoert, zal het systeem hier de omschrijving van de batch invullen. Dit gebeurt overigens pas nadat u de batch heeft opgeslagen en gesloten.
	bedrag Voer het het debet- of creditbedrag in. Maak het andere bedragveld niet leeg, maar laat daar nul staan.

	Klik op opslaan om uw invoer vast te leggen. Ga met naar boeken memoriaal terug naar de lijst met memoriaal batches.
	Als u een ingevoerde memoriaal batch wilt wijzigen, klik dan op bewerken batch: . Als u een ingevoerde batch wilt verwerken, klik dan op verwerken: .

Invoeren beginbalans

Een speciale memoriaal batch is de beginbalans.

Wanneer u een nieuwe VvE invoert in VvEtotaal, gebruikt u een memoriaal batch om eenmalig de beginbalans voor het huidige boekjaar in te voeren.

Als een boekjaar wordt afgesloten in VvEtotaal, maakt het systeem automatisch de beginbalans voor het nieuwe boekjaar.

Als een nieuwe VvE nog geen administratie voert en ook nog geen gemeenschappelijke bankrekening heeft, dan hoeft u ook geen beginbalans in te voeren en kunt u deze handeling overslaan.

Als u de administratie van de VvE heeft overgenomen van een andere beheerder, zorg er dan voor dat u in de overdracht een goedgekeurde eindbalans heeft ontvangen, inclusief een specificatie van de vooruitbetaalde en nog te ontvangen posten. Deze specificatie moet zo gedetailleerd mogelijk zijn (wie, hoeveel en waarvoor), zodat u discussies voorkomt over boekingen die terug te voeren zijn op de vorige beheerder.

Het verschil tussen een beginbalans en een gewone memoriaal batch is dat u in de beginbalans ook kunt boeken op grootboekrekeningen die zijn aangevinkt voor bankboek.

Actie

Voer de volgende handelingen uit om een beginbalans batch in te voeren en verwerken:

	Ga naar beheerder-batches en memoriaal
	Als de parameter boeken over vereniging heen aan staat, kies dan in de lijst van VvE's de VvE waarvoor u een memoriaal batch wilt toevoegen. Als deze parameter uit staat, zal het systeem de memoriaal batch maken voor de actieve VvE. Klik op boeken memoriaal.
	Klik in het scherm boeken memoriaal op nieuwe batch. Voer de volgende gegevens in:

	beginbalans Vink dit veld aan.
	boekingsdatum Voer hier de eerste dag van het boekjaar in.
	omschrijving Hier voert het systeem standaard "Beginbalans" in. U kunt de omschrijving desgewenst wijzigen.

Voer vervolgens de boekingsregels in zoals hierboven beschreven voor een gewone memoriaal batch.

Voer voor iedere individuele debiteur of crediteur het per einde vorig boekjaar openstaande bedrag in.

Uiteraard moeten deze debiteuren en crediteuren wel zijn ingevoerd in het systeem.

Dus oud-eigenaren die nog een openstaand bedrag hebben, moeten ook worden toegevoegd (zie: Eigenaren en andere personen).

U heeft verschillende mogelijkheden voor het toevoegen van openstaande posten voor een debiteur/crediteur

	U kunt per der debiteur of crediteur het totaal invoeren van alle openstaande posten samen. In VvEtotaal wordt dan één openstaande post gemaakt voor deze debiteur of crediteur. Deze openstaande post wordt door het systeem op de grootboekrekening Debiteuren of Crediteuren geboekt.
	U kunt per debiteur of crediteur alle individuele openstaande posten afzonderlijk invoeren. In VvEtotaal worden dan ook aparte openstaande posten aangemaakt voor de debiteur of crediteur. De openstaande posten worden door het systeem ook apart op de grootboekrekening Debiteuren of Crediteuren geboekt.

Verwerk de batch zoals hierboven beschreven voor een gewone memoriaal batch.