Verkoop van appartementsrecht(en)

Als een eigenaar zijn appartementsrecht(en) verkoopt, moet u een aantal zaken regelen:

	U moet de benodigde informatie t.b.v. de overdracht aanleveren aan de notaris: de omvang en het aandeel van de verkoper in de reserve en eventuele schulden van de VvE, het voor de verkoper openstaande saldo en de hoogte van de maandelijkse bijdrage. U kunt een overdrachtsdocument genereren, waarin deze informatie is opgenomen. Hiervoor gebruikt VvEtotaal de lay-out die is gekoppeld aan het proces overdracht. Deze lay-out kunt u zelf aanpassen (zie Lay-outs brieven en documenten)
	U moet in VvEtotaal de nieuwe eigenaar koppelen aan het betreffende object en tevens de oud-eigenaar ontkoppelen. Hiermee zorgt u ervoor dat de nieuwe eigenaar de verschuldigde bijdrage in rekening gebracht krijgt.
	U moet een proefrun prolongatie hebben gedraaid voor de eerstvolgende keer dat de nieuwe eigenaar moet betalen. Hierdoor zorgt u ervoor dat het juiste prolongatiebedrag in de overdracht komt te staan.

Dit hoofdstuk beschrijft zowel het aanmaken van het document voor de notaris, als het ontkoppelen van de verkoper en het koppelen van de koper.

Als u het document voor de notaris niet met VvEtotaal wilt maken, dan kunt u een verkorte overdracht doen. Zie hiervoor onderaan dit hoofdstuk.

Voor dat u een overdracht kunt verwerken, moet u de nieuwe eigenaar wel hebben toegevoegd in VvEtotaal (zie Eigenaren).

Let op: U mag de verkopende eigenaar niet verwijderen en u mag ook niet de gegevens van de verkopende eigenaar vervangen door die van de nieuwe eigenaar. De gegevens van de oude eigenaar zijn immers nodig om het jaar goed te kunnen afsluiten.

Van de notaris zult u niet zo heel veel gegevens van de koper hebben ontvangen, zodat u in de meeste gevallen alleen de naam van de eigenaar kunt invoeren. Vul in dat geval de verplichte velden met "tijdelijke" informatie, zoals bijvoorbeeld uw eigen e-mailadres.

Als u bij het overdrachtsdocument voor de notaris ook een formulier toevoegt waarin u de koper vraagt om zijn gegevens in te vullen, kunt u ervoor zorgen dat u deze gegevens verkrijgt conform de richtlijnen van de AVG.

Voor het verwerken van een overdracht gebruikt u de functie overdracht selectie.

Deze functie is op 2 verschillende manieren te starten:

Vanuit de gegevens van de verkopende eigenaar. Dit is de meest overzichtelijke methode:

	Vul in het zoekveld voor eigenaren rechtsboven de naam van de eigenaar in en klik op enter. Klik in de lijst met gevonden eigenaren op het record van de betreffende eigenaar.
	Ga naar het tabblad objecten en vink de te verkopen objecten aan. Klik op overdracht selectie.

Vanuit de gegevens van de VvE:

	Vul in het zoekveld voor VvE's de naam van de VvE in en klik op enter. Klik in de lijst met gevonden VvE's op het record van de betreffende VvE.
	Open het menu inrichten vereniging. Open de functie onderhoud vve.
	Ga naar het tabblad objecten en klik op de knop objecten eigenaar. Vink de te verkopen objecten aan en klik op overdracht selectie.

Bij een overdracht is het belangrijk of u het hele prolongatiebedrag voor de maand van overdracht in rekening wilt brengen bij de verkoper, of dat u de bijdrage verdeelt over koper en verkoper conform het aantal dagen dat zij het eigendom hebben:

	Als u de verkoper wilt belasten voor de volledige maand van overdracht, dan draait u eerst de prolongatie voor de maand van overdracht en voert daarna de overdracht in.
	Als u de prolongatie voor de maand van overdracht wilt verdelen over de koper en de verkoper, kunt u de overdracht invoeren en verwerken voordat u de prolongatie voor de maand van overdracht draait. Bij het aanmaken van de overdracht heeft u een aantal specifieke velden tot uw beschikking waarmee u de notaris precies kunt informeren op welke wijze de bijdrage voor deze maand is berekend.

Het verwerken van een overdracht gaat in 3 stappen:

Invoeren van de gegevens van de overdracht.
Aanmaken en controleren van een voorlopige overdracht.
Definitief verwerken van de overdracht.

Deze stappen kunnen over verschillende dagen uitgevoerd worden: het systeem onthoudt de ingevoerde gegevens van de overdracht.

Gegevens overdracht invoeren

De gegevens die u voor een overdracht invoert, worden door het systeem bewaard totdat u ze vervangt of verwijdert.

Actie

Om een overdracht in te voeren:

Open het tabblad overdracht selectie zoals hierboven beschreven.

Verwijder desgewenst reeds eerder ingevoerde gegevens met de icoon:

Vul de (nieuwe) gegevens voor de overdracht in:

	nieuwe eigenaar Selecteer de nieuwe eigenaar uit de keuzelijst. In de keuzelijst staan alle personen die rechten hebben binnen de VvE. Als de nieuwe eigenaar iemand is die al wel rechten heeft in een andere VvE maar nog niet in deze, dan moet deze eigenaar eerst rechten krijgen voordat hij geselecteerd kan worden. Als de nieuwe eigenaar nog niet voorkomt in VvEtotaal, voeg deze dan eerst toe en geef hem rechten binnen de VvE.
	bedrag openstaand oud-eigenaar Het bedrag dat voor de verkopende eigenaar nog open staat, wordt uit de database gehaald. U kunt dit bedrag overschrijven, bijvoorbeeld omdat de eigenaar meerdere objecten in de VvE heeft en niet alle objecten verkoopt. In dat geval is het openstaande bedrag het totaal voor alle objecten en wilt u dit vervangen door het openstaande bedrag voor de objecten die verkocht worden.
	datum overdracht De datum waarop de overdracht bij de notaris plaatsvindt.
	afrekening via notaris Met dit veld bepaalt u welke tekst in het document voor de notaris wordt getoond:

Als dit veld wel is aangevinkt, wordt in het overdrachtsdocument de volgende tekst opgenomen: "Er dient door de notaris verrekening plaats te vinden tussen koper en verkoper over de maand van de verkoop."

Deze optie gebruikt u in het algemeen als u de verkoper het hele maandbedrag in rekening heeft gebracht. De notaris zal dan de verrekening tussen de koper en verkoper verzorgen.

Als dit veld niet is aangevinkt, wordt in het overdrachtsdocument de volgende tekst opgenomen: "Er dient door de notaris geen verrekening plaats te vinden tussen koper en verkoper over de maand van de verkoop."

Deze optie gebruikt u als u de overdracht heeft ingevoerd voordat u prolongatie draait. Het systeem zal tijdens het draaien van de prolongatie de koper en verkoper het exact verschuldigde bedrag in rekening brengen.

	bedrag prolongatie toevoegen Als u dit veld aanvinkt, wordt in het document voor de notaris het bedrag openstaand oud-eigenaar verhoogd met het bedrag in het veld bijdrage vereniging. Dit veld kunt u gebruiken als u de prolongatie voor de maand van overdracht nog niet heeft gedraaid. In het overdrachtsdocument wordt het openstaande bedrag verhoogd met het bedrag van de maandelijkse prolongatie. Als u dit veld heeft aangevinkt, moet u ook het veld afrekening via notaris aanvinken. Let op met het aanvinken van het veld bedrag prolongatie toevoegen: bepaal goed op welk moment u de overdracht definitief kunt maken. Als u in de brief de hele volgende maand bij de openstaande post laat optellen, moet u ook de hele volgende maand in rekening brengen bij de verkopende eigenaar. Als u de overdracht eerst definitief heeft gemaakt en u draait daarna de prolongatie voor de maand van overdracht, dan worden de verkoper en koper voor die maand belast voor hun deel.
	bijdrage vereniging De bijdrage die verschuldigd is voor het/de verkochte object/objecten, wordt door het systeem opgehaald en in het scherm getoond. Meestal is dit een maandbijdrage, maar er zijn ook VvE's met een kwartaal- of jaarbijdrage. In dat geval kan de bijdrage die het systeem ophaalt indien nodig overschreven worden door de beheerder. Als er nog geen (proef)prolongatie is gedraaid voor de VvE waarvoor een overdracht wordt ingevoerd, kan het systeem de maandbijdrage niet ophalen en wordt er in dit veld nul getoond. Als u het veld bedrag prolongatie toevoegen heeft aangevinkt, wordt in het overdrachtsdocument het bedrag van de prolongatie opgeteld bij het openstaande bedrag.
	vergoeding overdracht De kosten die in rekening worden gebracht voor de administratieve verwerking van de overdracht. Hier vult u een bedrag inclusief BTW in. In het overdrachtsdocument wordt het bedrag van de vergoeding vermeld, alsmede het rekeningnummer waarop deze vergoeding overgemaakt dient te worden. In principe is dit het rekeningnummer van de beheerder, tenzij het veld vergoeding overdracht voor VvE is aangevinkt.
	vergoeding overdracht voor VvE Als u dit veld aanvinkt. wordt in het overdrachtsdocument het rekeningnummer van de VvE vermeld als rekening waar de kosten voor de overdracht op geboekt dient te worden. Als u dit veld niet aanvinkt, toont het systeem de rekening van de beheerder.
	reservefonds Hier toont het systeem de omvang van het totale reservefonds waarin de te verkopen objecten mee delen. Onder het totale reservefonds wordt verstaan de optelling van het saldo op alle rekeningen die in het grootboekstelsel gemarkeerd zijn als meetellend voor de reserve (zie Grootboekstelsel)
	aandeel reservefonds Hier toont het systeem het aandeel van de te verkopen objecten in het totale .
	notaris In de keuzelijst waarin de notaris kan worden opgezocht, worden alle crediteuren getoond die de SBI-code Notariskantoor hebben gekregen in de tab SBI groepen. Zie ook Leveranciers toevoegen en wijzigen.
	notaris t.a.v. Omdat een notariskantoor meerdere medewerkers in dienst heef, kunt u hier de naam van de persoon invoeren aan wie u het overdrachtsdocument stuurt.
	kenmerk Het kenmerk van de brief aan de notaris. Vaak wordt in het kenmerk een verwijzing opgenomen naar de verkoper: als een notaris het openstaande bedrag van de verkoper betaalt en in de betaling het kenmerk opneemt, is de bankboeking heel eenvoudig te verwerken. Bijvoorbeeld: 180917 ovd Jansen.
	betreft Een korte omschrijving van de overdracht. Een veel gebruikte omschrijving is: "Overdracht van het appartementsrecht Straat 11 te Plaats".
	getekend door De naam in die onderaan de brief aan de notaris moet worden geplaatst.
	getekend te Voer de plaats in. Dit kan de vestigingsplaats van de beheerder of van de VvE zijn.
	speciale afspraak Soms zijn er speciale afspraken mbt de woning, die u in de overdracht wilt meenemen.

Klik op opslaan om uw invoer vast te leggen.

Voorlopige overdracht

Als u alle gegevens heeft ingevoerd en opgeslagen, kunt u met behulp van de knop voorlopige overdracht een proef draaien van het overdrachtsdocument.

U kunt deze proef zo vaak draaien als u wilt; er zit geen verdere verwerking achter deze knop dan het tonen van het overdrachtsdocument.

Het overdrachtsdocument wordt gemaakt op basis van een template die u zelf kunt aanpassen (Templates). In de template kunt u specifieke variabelen gebruiken, die worden beschreven in de paragraaf Variabelen voor overdracht.

Definitieve overdracht

Als u de gegevens van de overdracht correct heeft ingevoerd en tevreden bent over de proef van het overdrachtsdocument, kunt u de overdracht definitief verwerken met behulp van de knop definitief overdragen.

Het systeem zal u eerst vragen of de datum van overdracht nog correct is en nadat u bevestigend heeft geantwoord, de volgende handelingen uitvoeren:

	De verkochte objecten worden ontkoppeld bij de verkoper en gekoppeld aan de koper.
	Het overdrachtsdocument wordt in het dossier van de verkoper geplaatst. Het overdrachtsdocument wordt gemaakt op basis van een template die u zelf kunt aanpassen (Templates). In de template kunt u specifieke variabelen gebruiken, die worden beschreven in de paragraaf Variabelen voor overdracht.
	Het overdrachtsdocument wordt via de e-mail verstuurd aan de beheerder, zodat deze het kan aanleveren aan de notaris.

Verkorte overdracht

Als u het document voor de notaris niet met VvEtotaal wilt maken, dan kunt u een verkorte overdracht doen.

Actie

Om een verkorte overdracht in te voeren:

	Vul in het zoekveld voor eigenaren rechtsboven de naam van de verkoper in en klik op enter. Klik in de lijst met gevonden eigenaren op het record van de betreffende eigenaar.
	Ga naar het tabblad objecten en vink de te verkopen objecten aan. Klik op overdracht selectie verkort.

Vul de (nieuwe) gegevens voor de overdracht in:

nieuwe eigenaar

Selecteer de nieuwe eigenaar uit de keuzelijst. In de keuzelijst staan alle personen die rechten hebben binnen de VvE.

Als de nieuwe eigenaar iemand is die al wel rechten heeft in een andere VvE maar nog niet in deze, dan moet deze eigenaar eerst rechten krijgen voordat hij geselecteerd kan worden.

Als de nieuwe eigenaar nog niet voorkomt in VvEtotaal, voeg deze dan eerst toe en geef hem rechten binnen de VvE.

datum overdracht

De datum waarop de overdracht bij de notaris plaatsvindt.

Klik op opslaan om het object over te dragen aan de nieuwe eigenaar.

Setje documenten voor de nieuwe eigenaar

Het kan zijn dat u de nieuwe eigenaar een setje documenten wilt sturen, bijvoorbeeld een welkomstbrief met zijn inlogggevens voor VvEtotaal.

Deze documenten kunt u door het systeem op basis van templates laten maken. De betreffende documenten worden is het persoonlijke dossier van de eigenaar geplaatst, waaruit de beheerder ze kan downloaden en versturen.

Om de documenten te laten maken:

	Zorg er eerst voor dat de betreffende templates zijn gemaakt en zijn aangevinkt voor een nieuwe eigenaar. Zie ook Templates.
	Open de gegevens van de nieuwe eigenaar met behulp van zoekveld voor de eigenaar rechtsboven. Ga naar de tab gegevens eigenaar.
	Controleer of de gegevens van de eigenaar goed zijn ingevoerd en corrigeer of vul aan waar nodig. Ga naar de tab dossier en klik op beheersfuncties.
	Klik op aanmaken documentatie. De documenten worden aangemaakt en in het dossier geplaatst zodat u ze kunt downloaden en versturen.