Zoekopdracht

Digitaal stemmen voorbereiden

Een digitale stemming wordt voorbereid in de functie beheerder-vergadermodule in de tab voorbereiden digitaal.

Daarbij worden 3 fases onderscheiden, die hieronder uitgebreid worden beschreven:

	het voorbereiden digitale stemming, inclusief het verzenden van een uitnodiging aan de deelnemers om hun stem digitaal uit te brengen.
	het verwerken ingekomen stukken, inclusief het verzenden van een mail aan de deelnemers om hen te informeren van de ingekomen stukken.
	het verwerken van de uitgebrachte stemmen.

Voorbereiden digitale stemming

Om een digitale stemming voor te bereiden:

	Ga naar beheerder-vergadermodule:
	Selecteer de bewuste vergadering. Open de tab voorbereiden digitaal. Gebruik de volgende velden om de digitale stemming voor te bereiden:

type vergadering

Digitaal stemmen kan gebruikt worden in drie typen digitale vergadering.

Ieder type vergadering heeft zijn eigen kenmerken:

type	fysieke of online vergadering	deadline uitbrengen stem	als digitale stemmer aanwezig is op vergadering
volledig digitaal	nee	start- en eindtijd vergadering (start- en eindtijd zijn gelijk)	nvt
stemmen vooraf aan vergadering	ja	starttijd vergadering	aan het begin van de vergadering worden de aanwezige stemmen bepaald. de voorzitter verwijdert de digitale stemmen van de bij de vergadering aanwezigen.
stemmen vooraf en online tijdens vergadering	ja	tot voorzitter besluit dicht zet of anders tot de eindtijd vergadering	aan het begin van de vergadering worden de aanwezige stemmen bepaald. de voorzitter verwijdert de digitale stemmen van de bij de vergadering aanwezigen.

	tekst voor e-mail Hier kunt u de tekst invoeren die gebruikt wordt in de e-mail waarmee de deelnemers uitgenodigd worden om hun stem uit te brengen in VvEtotaal. (Het hierop volgende veld (tekst voor e-mail ivm ingekomen stukken) gebruikt u in dit stadium niet. Dit veld bevat de tekst voor de e-mail inzake de ingekomen stukken.)
	uiterste datum ingezonden stukken Hier vult u de datum in tot wanneer de deelnemers ingekomen stukken kunnen aanleveren. Deze datum wordt automatisch in de e-mail aan de deelnemers gezet.
	besluiten De besluiten die bij het voorbereiden van de vergadering (Vergadering voorbereiden) zijn geformuleerd, worden automatisch overgenomen. Losse besluiten kunt u zelf toevoegen. Per besluit is de volgende informatie beschikbaar (veld (3) aanvulling voor nagekomen stukken is hier niet relevant en wordt niet besproken):

(1) besluit

Dit is de omschrijving van het besluit.

besluiten gemaakt bij voorbereiden vergadering	losse besluiten
Deze omschrijving wordt overgenomen uit voorbereiden vergadering en kan alleen daar aangepst worden (Vergadering voorbereiden).	U kunt de omschrijving bij voorbereiden digitaal zelf invullen.

(2) toelichting

besluiten gemaakt bij voorbereiden vergadering	losse besluiten
De toelichting wordt initieel overgenomen uit voorbereiden vergadering, maar kan in voorbereiden digitaal aangepast worden.	U kunt de toelichting bij voorbereiden digitaal zelf invullen.

bijlagen

hiermee kunnen documenten die zijn opgeslagen in een dossier in VvEtotaal als bijlage gekoppeld worden aan besluiten.

geeft het aantal bijlagen aan dat gekoppeld is.

Het toevoegen van een document aan een besluit is vergelijkbaar met het toevoegen van een document aan een prikbord mededeling (zie Mededeling op het prikbord).

Alleen kiest u hier voor de actie selectie digitale vergadering.

sortering

besluiten gemaakt bij voorbereiden vergadering	losse besluiten
De sortering van de besluiten wordt overgenomen uit voorbereiden vergadering en kan alleen daar aangepast worden.	Losse besluiten worden altijd onderaan getoond. Als u meerdere losse besluiten heeft, kunt u zelf de volgorde bepalen.

Nadat u bovenstaande heeft ingevoerd, kunt u kiezen voor vragen mailen.

Vanuit VvEtotaal wordt een e-mail gestuurd naar alle deelnemers aan de vergadering waarvan een e-mailadres bekend is.

In het scherm worden de datum en tijd getoond waarop deze e-mail is verzonden.

De mail bevat de tekst die door u zelf is ingevoerd, alsmede de volgende standaard tekst:

De uiterste datum voor inzenden van nagekomen stukken is DD-MM-JJ.

U kunt uw stem online uitbrengen door in te loggen in VvEtotaal en te klikken op de post-it voor de digitale vergadering.

Als er deelnemers zijn voor wie geen e-mailadres is ingevoerd, dan krijgt de beheerder een e-mail met de namen van deze deelnemers, zodat zij op een andere manier geinformeerd kunnen worden.

VvEtotaal