Ingekomen stukken/vragen
Nadat u de deelnemers heeft uitgenodigd om hun stem digitaal uit te brengen, hebben de deelnemers tot de door u aangegeven datum om vragen te stellen over de te nemen besluiten. Als u vragen of ingekomen stukken heeft ontvangen, kunt u deze verwerken in de digitale stemming.
Ingekomen stukken/vragen verwerken
Als er ingekomen stukken en/of vragen zijn, kunt u deze op de volgende manier in de digitale stemming verwerken:
|
|
Ga naar beheerder-vergadermodule:
 |
|
|
Selecteer de bewuste vergadering.
Open de tab voorbereiden digitaal.
Gebruik de volgende velden om de ingekomen stukken toe te voegen:
|
|
|
tekst voor e-mail ivm ingekomen stukken
Hier kunt u de tekst invoeren die gebruikt wordt in de e-mail waarmee de deelnemers geïnformeerd over de ingekomen stukken
|
|
|
besluiten
In veld (3) aanvulling voor nagekomen stukken kunt u voor reeds voorgestelde besluiten extra informatie invoeren die u n.a.v. ingekomen stukken wilt delen met de deelnemers.
 |
|
|
Nadat u bovenstaande heeft ingevoerd, kunt u kiezen voor nagekomen mailen.
Vanaf dit moment kunnen de deelnemers hun stem uitbrengen.
Vanuit VvEtotaal wordt een e-mail gestuurd naar alle deelnemers aan de vergadering waarvan een e-mailadres bekend is.
In het scherm worden de datum en tijd getoond waarop deze e-mail is verzonden.
De mail bevat de tekst die door u zelf is ingevoerd, alsmede de volgende standaard tekst:
U kunt uw stem online uitbrengen door in te loggen in VvEtotaal en te klikken op de post-it voor de digitale vergadering.
Als er deelnemers zijn voor wie geen e-mailadres is ingevoerd, dan krijgt de beheerder een e-mail met de namen van deze deelnemers, zodat zij op een andere manier geinformeerd kunnen worden.
|