Digitale afschriften boeken

 
De verwerking van digitale afschriften gebeurt op basis van een CAMT053 bestand, waarin de bank alle mutaties aanlevert en dat kan worden ingelezen en verwerkt in VvEtotaal.
Zie Inlezen bankmutaties.
 
CAMT053 is een "universeel" formaat dat door alle grote banken in Nederland wordt gebruikt.
Helaas heeft iedere bank zijn eigen interpretatie van het “standaard” CAMT053-formaat. Dit betekent dat voor iedere bank een eigen import in VvEtotaal is gemaakt.
Er zijn hierbij twee mogelijkheden
  •  
De beheerder downloadt het bestand bij de bank en importeert het bestand vervolgens in VvEtotaal.
Aan deze werkwijze zijn geen extra kosten verbonden.
  •  
De beheerder sluit een contract af bij de bank voor het automatisch downloaden van het transactiebestand.
Hierdoor worden de mutaties 's nachts automatisch in VvEtotaal ingelezen.
Dit is een service waarvoor de banken kosten in rekening brengen. Zie: Instellingen boeken bankmutaties.
 
 
Automatisch koppelen vs zelf boeken
Nadat de mutaties zijn ingelezen, moeten ze worden verwerkt.
VvEtotaal biedt de beheerder de mogelijkheid om de functie automatisch afletteren te gebruiken.
Hierbij hoeft de beheerder niet iedere bankmutatie zelf te boeken, bijvoorbeeld door een betaling te koppelen aan een openstaande post debiteuren of crediteuren.
In plaats daarvan zoekt het systeem voor iedere bankmutatie of een match is met de bankmutatie.
Als een match is gevonden, doet het systeem een voorstel voor de koppeling. De beheerder bepaalt zelf of hij dit voorstel opvolgt.
Posten die niet automatisch afgeletterd zijn of waarvoor de beheerder het voorstel heeft afgewezen, moeten door de beheerder handmatig geboekt worden.
 
Verschillende matches
Bij het automatisch afletteren wordt een match gemaakt op basis van de volgende criteria:
  •  
Voor batches (incassobatches of zakelijke betaalbatches):
  • Het referentienummer van de batch
Er kan alleen een match gemaakt worden als de afgerekende batch gemaakt is in VvEtotaal. In dat geval heeft VvEtotaal namelijk in de batch een refrentienummer meegegeven, dat door de bank in de betaling wordt terug gecommuniceerd.
  •  
Voor enkele openstaande posten debiteuren:
  • Het rekeningnummer
  • Het bedrag
  • De boekdatum
Het systeem zoekt naar posten waarvan het bedrag exact gelijk is en zal de oudste posten als eerste matchen.
  •  
Voor enkele openstaande posten crediteuren, waarvoor een openstaande post kan worden gevonden:
  • Het rekeningnummer
  • Het factuurnummer
 
Behalve het matchen van bankmutaties aan bestanden of individuele openstaande posten, is er in VvEtotaal nog een afletter-mogelijkheden:
  •  
Met behulp van speciale importregels (zie Instellingen boeken bankmutaties), kan de beheerder VvEtotaal laten zoeken op een specifieke tekst in de omschrijving van een bankmutatie en deze mutatie vervolgens op een specifieke grootboekrekening laten boeken.