Openstaande posten alle debiteuren

 
De openstaande postenlijst debiteuren is alleen beschikbaar voor de financieel beheerder en staat in het eerste tabblad van de functie:
 
Deze functie is deels gelijk aan de functie debiteurensaldo die beschikbaar is voor de kascommissie.
Zowel de financieel beheerder als de kascommissie hebben de beschikking over een een lijst met het totaal openstaande bedrag per debiteur (tab saldo overzicht debiteuren) en een overzicht van de 10 eigenaren met het grootste openstaande bedrag (tab top 10 achterstand).
Voor een beschrijving van deze overzichten verwijzen wij naar de beschrijving voor de kascommissie: Debiteurensaldo.
 
De tab openstaande postenlijst totaal is alleen beschikbaar voor de financieel beheerder en toont alle openstaande posten van alle debiteuren binnen de gekozen VvE.
U kunt deze lijst filteren op 3 velden:
  • naam van de debiteur
  • omschrijving van de boeking
  • boekdatum
 
Onderaan het scherm kan een pdf worden geopend waarin alle openstaande posten staan die op het scherm worden getoond.
Als u het scherm dus heeft gefilterd, staan alleen die posten in de pdf die door de filtering zijn geselecteerd.
 
Betekenis van de iconen bij de openstaande post:
De openstaande post is opgenomen in een incassobatch.
Opent de bijbehorende factuur of prolongatienota.
Geeft de mogelijkheid om de omschrijving van de openstaande post te wijzigen.
Voor de openstaande post is een betalingsregeling afgesproken.
De openstaande post is aangemeld bij een incassobureau.
De openstaande post wordt niet meegenomen in debiteurenbeheer.
 
In de openstaande postenlijst heeft u de volgende functionaliteit tot uw beschikking:
  •  
incassobatch
U kunt van openstaande posten uit hetzelfde boekjaar van verschillende debiteuren een incassobestand maken.
Zie: Incasso- en betaalbestanden voor debiteuren
  •  
betaalbatch
U kunt van openstaande posten uit hetzelfde boekjaar van verschillende debiteuren een betaalbestand maken.
Zie: Incasso- en betaalbestanden voor debiteuren
  •  
samenvoegen
U kunt openstaande posten uit hetzelfde boekjaar van één debiteur samenvoegen.
Zie hieronder.
  •  
afboeken
U kunt openstaande posten uit hetzelfde boekjaar van meerdere debiteuren afboeken.
Zie hieronder.
 
 
Omschrijving openstaande post wijzigen
U kunt desgewenst de omschrijving van een openstaande post wijzigen.
Let op: deze wijziging wordt door het hele systeem doorgevoerd, dus ook in bijvoorbeeld de grootboekkaart en debiteurenkaart.
 
Actie
Voer de volgende handelingen uit om de omschrijving van een openstaande post te wijzigen:
  •  
Ga in het menu beheerder naar:
  •  
Open de openstaande postenlijst.
Gebruik eventueel de selectie-opties om de juiste openstaande posten te laten tonen.
  •  
Klik bij de betreffende openstaande post op .
Een nieuw scherm wordt geopend, waarin u de batch ziet waar deze openstaande post in is gemaakt.
  •  
Wijzig de omschrijving en klik op opslaan.
Sluit het scherm en klik in de lijst met openstaande posten op refresh. De wijziging wordt nu getoond in de openstaande postenlijst.
 
 
Openstaande posten debiteuren samenvoegen
Soms kan het handig zijn om specifieke openstaande posten van een eigenaar samen te voegen tot één openstaande post:
  •  
Als een eigenaar een schuld en een tegoed heeft met een gezamenlijk totaal van nul.
Door de samenvoeging verdwijnen deze posten uit de openstaande postenlijst.
  •  
Als een eigenaar een onregelmatig betaalgedrag vertoont, waarbij de ene keer te veel en de andere keer te weinig wordt betaald, waardoor er meerdere “rest”-posten op de openstaande postenlijst staan.
Het samenvoegen van deze posten schoont niet alleen de openstaande postenlijst op, maar geeft u ook de mogelijkheid om voor een tegoed van de eigenaar een betaalbestand te maken of voor een schuld van de eigenaar een incassobestand.
 
U kunt alleen posten samenvoegen:
  • uit hetzelfde boekjaar
  • van dezelfde debiteur
  • als er geen automatisch gekoppelde bankboekingen zijn (zie Bankmutaties verwerken).
 
De nieuwe samengevoegde post krijgt standaard de omschrijving samengevoegde posten en krijgt als de boekdatum de meest recente boekdatum van de posten die zijn samengevoegd. Dus als er 3 posten worden samengevoegd die respectievelijk 1-2-19, 22-2-19 en 3-3-19 hebben, dan krijgt de samengevoegde post de boekdatum 3-3-19.
 
Actie
Voer de volgende handelingen uit om twee of meer openstaande posten samen te voegen tot één totaalpost:
  •  
Ga in het menu beheerder naar:
  •  
Open de openstaande postenlijst.
Gebruik eventueel de selectie-opties om de juiste openstaande posten te laten tonen.
  •  
Vink de openstaande posten aan die u wilt samenvoegen en klik op samenvoegen.
 
 
Openstaande posten debiteuren afboeken
Er zijn situaties denkbaar waarbij voor openstaande posten geen betaling zal zijn, bijvoorbeeld als een eigenaar een (paar) cent te veel of te weinig heeft betaald en dit verschil niet verhaald of betaald wordt. Deze openstaande posten kunt u afboeken.
 
U kunt alleen posten afboeken:
 
Bij het afboeken van een openstaande post moet u aangeven op welke rekening de post moet worden afgeboekt.
De afboeking wordt altijd geboekt op de boekdatum van de betreffende openstaande post.
 
Actie
Voer de volgende handelingen uit om een of meer openstaande posten af te boeken:
  •  
Open de openstaande postenlijst en gebruik eventueel de selectie- en filteropties om de juiste openstaande posten te laten tonen.
De volgende velden zijn belangrijk bij het afboeken:
  •  
Kies eerst in het keuzemenu met grootboekrekeningen (bovenaan, naast de knop afboeken) de grootboekrekening waar de post op moet worden afgeboekt.
Vink vervolgens de openstaande posten aan die u wilt afboeken.
  •  
Klik op de knop afboeken.
De geselecteerde posten worden afgeboekt op de boekdatum van de openstaande post.