Instellingen prolongatie

Om prolongatie te kunnen draaien, moet het systeem op de juiste manier en met de juiste gegevens zijn ingericht.

Sommige parameters hoeft u slechts eenmalig in te voeren, zoals de objecten binnen de VvE.

Andere parameters, zoals de koppeling tussen eigenaar en object, moet u continu actueel houden om ervoor te zorgen dat de juiste prolongatie wordt gedraaid.

Een van de belangrijkste voorwaarden voor een goede prolongatie, is dat de VvE is ingericht conform VvE toevoegen en inrichten.

Let hierbij met name op:

De gegevens van de VvE: rekeningen inclusief incassant ID, KvK, standaard incassorekening.
De gegevens van de eigenaren: betaalwijze, bankgegevens.
De koppeling tussen eigenaren en objecten.
De instellingen voor grootboekrekeningen en bijdragen.

Als de VvE BTW-plichtig is en de parameter is aangevinkt dat BTW verrekend moet worden (zie Boekjaar en overige parameters), dan wordt de BTW getoond op de prolongatienota.

Voor een reguliere VvE die niet niet BTW-plichtig is, mag van de Belastingdienst geen BTW op de factuur vermeld worden, ook niet als een van de eigenaren wel BTW-plichtig is.

Lay-out van de prolongatienota

Als beheerder heeft u de mogelijkheid om het uiterlijk en de inhoud van de prolongatienota zelf te bepalen. U hebt hierbij controle over:

	De locatie van specifieke gegevens, bijvoorbeeld de naw-gegevens van de debiteur, zodat deze voor het venster van uw envelop zit.
	De inhoud van de prolongatienota. Hierbij dient u onderscheid te maken tussen vrije tekst en data-velden die door het systeem in uw vrije tekst worden ingevoegd, bijvoorbeeld de naam van de eigenaar.

Uiteraard hoeft u de lay-out van de prolongatienota slechts eenmalig in te stellen. Indien gewenst kunt u een lay-out kopiëren van de ene VvE naar de andere.

Voor een beschrijving van aanpassen van de lay-out van de prolongatienota, zie Templates.

Factuurnummers op prolongatienota

U kunt er voor kiezen om de prolongatienota's en losse facturen te laten voorzien van een factuurnummer, waarbij een doorlopende nummering wordt gebruikt voor de prolongaties en de losse facturen.

Actie

Om de nummering van prolongatienota's en losse facturen 'aan' te zetten:

	Open de functie:
	Open de tab parameters en activeer de volgende parameters:

	factuurnummer Voer hier het eerstvolgende factuurnummer in dat door het systeem moet worden gebruikt.
	factuurnummers aanzetten Als dit veld is aangevinkt zal het systeem voor de eerstvolgende prolongatienota of losse factuur het nummer gebruiken dat bij de parameter factuurnummer is ingevoerd.

Om het factuurnummer op de prolongatienota te tonen, moet u de variabele voor het factuurnummer toevoegen aan de lay-out van de prolongatienota.

Zie Variabelen voor prolongatie.

Alternatieve titel op prolongatienota

In de lay-out voor de prolongatienota kunt u de variabele [type] gebruiken om een titel bovenaan de prolongatienota te plaatsen.
Als u [type] gebruikt, toont het systeem Prolongatie voor de maand xxx 20xx, waarbij de juiste maand (in letters) en jaar (in cijfers) wordt getoond.

Het is ook mogelijk om met behulp van een parameter een alternatieve tekst te gebruiken in de titel.

Actie

Om de alternatieve titel voor de prolongatienota vast te leggen:

	Open de functie:
	Open de tab parameters en gebruik de volgende parameter:

alternatieve tekst prolongatie

De tekst die hier ingevuld wordt, wordt gebruikt in de variabele [type] in de prolongatienota: Alternatieve tekst xxx 20xx, waarbij de juiste maand (in letters) en jaar (in cijfers) wordt getoond.

Prolongatienota per e-mail naar eigenaar?

U kunt zelf bepalen of de prolongatienota bij het draaien van de prolongatie automatisch per e-mail aan een eigenaar moet worden verzonden (zie Basisgegevens eigenaren).

Incassobestand maken?

Als u de bijdragen voor een of meerdere eigenaren wilt incasseren, moet u voor deze eigenaren het juiste rekeningnummer hebben ingevoerd en gekozen hebben voor de betaalwijze 'incasso' (zie Basisgegevens eigenaren).

Zie voor meer informatie over incassobestanden: Incasso- en betaalbestanden voor debiteuren.

Berekening van de te betalen bijdrage

Bij het draaien van de prolongatie wordt de bijdrage per object (appartementsrecht) berekend.

Een eigenaar krijgt een totaalbedrag voor al zijn objecten in rekening gebracht.

Voor meer informatie over de berekening van de bijdrage, zie Verdeelsleutels en bijdragen.